Produktif AP

(Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan) – Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

• Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
• Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
• Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
• Dapat dijadikan bahan dokumentasi
• Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
• Sebagai alat pengingat
• Sebagai alat penyimpanan warkat
• Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
• Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
• Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

• Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
• Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

Tabel Kearsipan

• Sistem penyimpanan arsip yang sesuai

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
2. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
4. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
5. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

MENGATUR DAN MEMPERSIAPAKAN PERJALANAN DINAS

Written By Aidia MJ on Senin, 25 Juli 2011 | 19:44

A.  Pendahuluan

Perjalanan dinas pimpinan biasanya dilakukan karena berbagai kepentingan, antara lain karena adanya pelaksaan pengawasan di kantor cabang atau perusahaan cabang, seminar, diklat, tender, janji pertemuan, penjajakan kerja sama, menghadiri acara seremonial, kegiatan social, dan berbagai kegiatan lainnya, sehubungan dengan perjalanan dinas tersebut, pimpinan tidak perlu  mempersiapkan sendiri segala sesuatunya lagi kerena adanya sekretaris, seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang salah satunya adalah pengaturan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Disamping itu, seorang sekretaris dalam mengurus perjalanan dinas pimpinan harus mengetahui peraturan-peraturan dari segala jenis transportasi, bagaimana prosedur nya, pelayanannya serta menghubungi agen perjalanan atau travel biro dengan mudah. Maka dari itu sekretarislah yang mengatur tugas perjalanan dinas atau bisnis pimpinan secara keseluruhan. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris adalah peraturan perusahaan tsb yaitu perlu mengetahui masing-masing hak pimpinan, apakah dapat menggunakan fasilitas kelas utama (VIP), kelas ekonomi, dan sebagainya.  Selanjutnya setelah mendapat kepastian keberangkatan.pimpinan maka sekretaris perlu mengumpulkan informasi sebagai berikut:

1.    Apa tujuan utama kepergian pimpinan?

2.    Kapan berangkat, bagaimana jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai persinggahan?

3.    Cara perjalanan apa yang dipilihnya, kendaraan yang dipakai (kereta api, bis, kapal laut, pesawat, atau mobil)?

4.    Jenis pelayanan , apakah menggunakan kelas utama atau ekonomi?

5.    Apakah dia punya pilihan tertentu mengenai jenis hotel yang dikehendaki?

Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan travel biro.  Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time schedule/ flight scedule) dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat

B. Macam-Macam Perjalanan Dinas     

         Perjalanan dinas pimpinan dapat dibedakan berdasarkan klasifikasi tujuan, sarana transportasi yang digunakan, lama wakturnya, dan wilayah kota atau Negara

 tujuan.Berdasarkan sarana transportasi yang digunakan, perjalanan dinas pimpinan dapat dibedakan menjadi tiga macam, yang membawa konsekuensi terhadap tugas yang dilakukan sekretaris, yaitu sebagai berikut.

        1. Perjalanan dinas lewat darat

         Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan mobil perusahaan, travel, bus, atau kereta api.  Perjalanan dinas dengan menggunakan mobil perusaan dilakukan apabila jarak perusahaan dan tempat tujuan relative dekat.  Perjalanan dengan menggunakan jasa biro perjalanan ditetapkan apabila jarak perusahaan dengan tempat tujuan relative jauh dan tidak akan mengganggu kondisi kesehatan pimpinan.  Dibawah ini akan diuraikan apa saja yang dibutuhkan sewaktu melakukan perjalanan dinas lewat darat.

          a. Perjalanan dinas dengan mobil

1)   Gunakan peta dan route yang mungkin dipergunakan

2)   Carilah keterangan mengenai kondisi cuaca di daerah yang akan dilewati

3)   Dapatkan konfirmasi mengenai pemesanan kamar hotel

4)   Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel, janji pertemuan, rapat yang harus diikuti dan sebagainya, serta nomor telepon dan alamat perusahaan yang akan dikunjunginya

5)   Cek kembali kelengkapan surat-surat pimpinan

6)   Kumpulkan dan serahkan kepada pimpinan semua dokumen dan perlengkapan yang diperlukan dalam perjalanan

b.   Perjalanan dinas dengan kereta api

1)   Dapatkan ketegasan dari stasiun kereta api tentang waktu keberangkatan kereta dan waktu sampai ke tujuan. Dapatkan keterangan tentang kereta api berikutnya yang mungkin dipakai seandainya ada halangan sehingga ketinggalan kereta api yang semestinya digunakan.

2)   Dapatkan karcis untuk perjalanan KA, berikut tanda pemesanan tempat duduk dan tempat tidur.

3)   Kalau mungkin usahakan pimpinan ada yang menjemput setibanya sampai tujuan

4)   Dapatkan informasi pemesanan kamar hotel

5)   Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel, janji temu,

      rapat yang harus diikuti, serta nomor telpon dan alamat perusahan yang akan dikunjungi.

6)   Cek dan perikasalah dokumen dan perlengakapan yang diperlukan pimpinan.

  2.   Perjalanan dinas lewat laut

  Perjalanan dinas lewat laut dapat memanfaatkan berbagi fasilitas pelayanan yang

ditawarkan oleh beberapa perusahaan armada laut.  Adapun persiapan dan tugas yang harus dilakukan sekretaris adalah:

1)   Periksalah kelengkapan koper pimpinan anda, dan apakah semua visa yang diperlukan sudah diperoleh.

2)   Periksalah apakah surat ijin ekspor sudah diperoleh untuk contoh hasil produksi yang dibawanya. Juga periksalah apakah peraturan tentang kesehatan dan asuransi dipenuhi.

3)   Dapatkan tiket kapal

4)   Periksalah apakah pimpinan sudah siap dengan dokumen yang dibutuhkan

5)   Periksalah apakah label yang mestinya dipasang pada semua yang dibawanya, dan siapkan label untuk perjalanan pulang

6)   Dapatkan mata uang asing, travellers

7)   Siapkan rencana perjalanan

3.   Perjalanan dinas lewat udara.

      Perjalanan dinas pimpinan lewat udara dengan menggunakan fasilitas pesawat udara hendaknya benar-benar dipertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya. Mendesak atau tidaknya waktu dan urusan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah serta kondisi keuangan perusahaan hendaknya menjadi pertimbangan untuk memutuskan penggunaan alat trasportasi pesawat udara.  Bila pimpinan memiliki waktu yang cukup longgar untuk menghadiri atau menyelesaikan suatu urusan tertentu dan memungkinkan untuk ditempuh dengan menggunakan fasilitas perjalanan lewat darat, sebaliknya menggunakan jasa angkutan darat saja karena relative lebih ekonomis.  Adapun persiapan dan tugas yang harus dilakukan sekretaris adalah:

1)   Dapatkan tiket pesawat terbang. Penerbangan pada kelas ekonomi dan kelas utama.  Biasanya perusahaan telah menentukan kelas apa yang cocok untuk pimpinan

2)   Carilah keterangan dari pelabuhan udara mana dia akan diberangkatkan, serta dengan cara apa dia harus pergi ke sana.Tanyakan pukul berapa pimpinan harus sudah sampai ke lapangan terbang, dan tepatnya pukul keberangkatan.

3)   Dapatkan mata uang asing, travellers dan surat ijin bepergian

4)   Periksalah apakah koper yang dibawanya sudah melebihi berat maksimum

5)   Usahakan pimpinan dijemput dilapangan terbang tujuan

6)   Siapkan rencana perjalanan

C. Daftar Perjalanan (Itinerary)

Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana tentang kegiatan yang dilakukan pimpinan selama perjalanan. Sekretaris dapat bekerja sendiri, tetapi tetap melakukan konfirmasi dengan pimpinan tentang segala sesuatu yang harus dipersiapkan.  Hal ini perlu dilakukan karena biasanya pimpinan memiliki keinginan, pemikiran, dan rencana tertentu berkaitan dengan perjalanan dinasnya.  Daftar perjalanan (Itinerary) mencakup: hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama bandara udara, pelabuhan, stasiun, nomor pesawat, kedatangan, dan nama hotel untuk setiap dikunjungi.  Janji temu berisi catatan tentang hari, tanggal, waktu, dengan siapa, dimana, dan tujuan pertemuan diselenggarakan. Daftar perjalanan dan janji temu bisa dibuat secara terpadu dalam satu lembar kertas. Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan : yang asli untuk pimpinan, tembusan untuk wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila ada perubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang tembusan.

Akuntansi Kas (Petty Cash)

1. Definisi Kas

Kas merupakan suatu aktiva lancar (Current Assets) yang meliputi uang logam, uang kertas atau sejenisnya yang bisa digunakan sebagai alat tukar dan mempunyai dasar pengukuran akuntansi. Kas merupakan asset yang paling lancar/likuid dan paling beresiko, sehingga perlu manajemen kas yang seketat mungkin untuk menghindari hal-hal yang dapat merugikan perusahaan.

1. B. Kas Kecil (Petty Cash)

Merupakan uang yang dicadangkan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran yang sifatnya  rutin tapi jumlah rupiahnya relative kecil

Petty Cash memiliki beberapa karakteristik yaitu :

1. Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan
2. Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari

Metode Pencatatan Kas Kecil

Imprest Fund System (Sistem Dana Tetap)

Dengan metode ini, kas kecil yang dicadangkan oleh perusahaan bersifat tetap, kecuali perusahaan menghendaki perubahan jumlah kas kecil, misalnya perusahaan merasakan kas yang sudah dicadangkan ternyata kurang memenuhi sehingga perlu ditambah lagi cadanganya. Dan dengan begitu maka harus dilakukan penyesuaian atas penambahan atau pengurangan tersebut.

Fluctuation Fund System (Sistem dana Berubah)

Nah, system ini menghendaki bahwa jumlah kas kecil tidak ditetapkan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misal, pada waktu membuat kebijakan pertama kali perusahaan menetapkan jumlah kas kecil sebesar Rp. 1.000.000, kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian diisi kembali. Nah, pada saat pengisian,  kalau menggunakan system dana tetap, maka jumlah amount harus sama dengan saldo awal sedangkan pada system fluktuasi, jumlah pengisianya tidak harus sama dengan jumlah sebelumnyayaitu bisa kurang ataupun lebih.

Perbedaan Sistem Imprest dengan Sistem Fluktuasi

Point	Imprest Method	Fluctuation Method
Pembelanjaan Kas Kecil	Tidak ada jurnal, Hanya membuat bukti pembayaran sebagai bukti pengeluaran kas.	Harus di Jurnal sesuia dengan expense nya
Pengisian Kembali	Sesui dengan rekening ledger, sehingga pengisianya harus sesuai dengan kebijakan perusahaan dan sesuai dengan jumlah kas kecil saat pertama kali dibentuk	Pengisian susuai dengan yang dibutuhkan

Cara Penjurnalan

Keterangan	Imprest System		Fluctuation System
	Dr	Cr	Dr	Cr
Pembentukan kas kecil	Petty Cash	Cash	Petty Cash	Cash
Pemakaian Kas Kecil	No Entry	No Entry	Expense	Petty Cash
Pengurangan Kas kecil	Cash	Petty Cash	Cash	Petty Cash
Penambahan KAs kecil	Petty Cash	Cash	Petty Cash	Cash
Pengisian Kembali	Expense	Cash	Petty Cash	Cash

Peralatan Kantor

Macam-macam Peralatan Kantor

Seperti dijelaskan di muka bahwa perbekalan kantor ada 5 macam yaitu :

1. Perabot kantor  yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
   
   
2. Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.
   

     Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:

1. Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb.
2. Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.
   
   
3. Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.
   
   
4. Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.
   
   
5. Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor  sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.

Surat-Menyurat

Rate This

zuldin
Hakikat Jenis dan Format Surat
Arti Surat
Surat adalah media komunikasi yang berupa tulisan, yang berisi informasi, pesan, pertanyaan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat.
Fungsi Surat
1.Surat sebagai alat komunikasi
Surat dijadikan sebagai alat penyampai informasi dari penulisnya kepada pembaca/penerimanya. Sebagai alat komunikasi surat tidak hanya bersifat satu arah, melainkan juga dua arah dan ke segala arah. Artinya surat juga dapat dibalas (surat balasan) sebagai timbal balik dan surat juga dapat dibuat/ditujukan kepada lebih dari satu orang (surat edaran, pengumuman, surat pembaca pada surat kabar dan lain-lain).
2.Surat sebagai wakil penulis
Dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat.
3.Surat sebagai alat untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
Berkomunikasi dengan surat berarti tidak bertatap muka, jadi berkomunikasi dengan surat dapat dilakukan dari jarak jauh. Oleh sebab itu surat dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya.

4.Surat sebagai bukti tertulis
Surat dapat dijadikan bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga jika terjadi sesuatu (misalnya kekeliruan) kelak kemudian hari, surat dapat dijadikan acuan. Misalnya pada surat-surat perjanjian, surat waris dan sebagainya. Segala jenis surat juga dapat diabadikan/diarsipkan untuk kepentingan-kepentingan lain kelak kemudian hari.
Bentuk Surat
1.Bentuk Setengah Lurus
Surat yang berbentuk setengah lurus di susun dengan aturan, semua bagian surat di ketik mulai dari margin kiri yang sama, batas-batas bagian surat di ketik dengan menambahkan jarak 5 (Lima) ketukan dan setiap paragraf baru di mulai pada margin yang sama diantara paragraf yang satu dan yang lainnya berjarak satu spasi.
Keterangan :
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan nama terang.
2.Bentuk Lurus
Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh. Bedanya terletak pada pengetikan tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP, salam penutup, semuanya terletak di margin sebelah kiri.
Keterangan :
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan nama terang.
>
>
>
>
>
3.Bentuk Lekuk dan Gerigi
Bentuk Lekuk dan gerigi (Indented Style) yaitu setiap paragraf diketik agak menjorok ke dalam. Paragraf yang satu dan paragraf yang lainnya tidak perlu berjarak.

Keterangan :
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan nama terang.
>
>
>
>
>
4.Bentuk Resmi Indonesia Lama
Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah kanan di bawah tanggal surat.

Keterangan :
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan nama terang.
>
>
>
>
>

Keterangan :
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan nama terang.
>
>
>
>
>
5.Bentuk Resmi Indonesia Baru
Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan bentuk resmi Indonesia, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan yang setara dengan penulisan tembusan.
Bagian-bagian surat
1.Kepala Surat/Kop Surat
2.Nomor Surat
3.Tanggal Surat
4.Lampiran Surat
5.Hal atau Perihal
6.Alamat Dalam Surat (siapa yang dituju)
7.Salam Pembuka
8.Isi Surat : – Alenia Pembuka -Alenia Isi -Alenia Penutup
9.Salam Penutup
10.Pengirim Surat
11.Tembusan Surat
12.Inisial
BAHASA SURAT
A. PENGGUNAAN BAHASA INDONESIA DALAM SURAT
Penggunaan kata-kata dialek yang belum diakaji kebenrannya tidak dibenarkan. Penggunaan kata-kata gimana, ngapain, kenapa, entar, kasih, bikin, dan yang semacam itu termasuk tidak baik. Padanan kata-kata itu yang dianggap baik adalah bagaimana. mengapa, nanti, memberi, membuat.
Sebagian kata yang baku dapat dilihat dalam daftar berikut:
Kata Baku
Februari, formal, pertanggungjawaban, November, persen, pikir.
Kata Tidak Baku
Pebruari, formil, pertanggungan jawab, Nopember, prosen, fikir.
B.KATA YANG LAZIM
Pilihlah kata yang lazim memakai istilah dalam bahasa Indonesia.
Misalnya:
masukan bukan input
Suku cadang bukan sparepart
Peringkat bukan rangking
dampak bukan impact
C.KATA YANG CERMAT
Kata memohon, meminta, menugasi, memerintahkan, menganjurkan dan menyarankan merupakan kata-kata yang mempunyai arti yang sama. Penulis surat dinas hendaknya dapat memilih kata tersebut dengan tepat sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan dalam Surat.
Penggunaan sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Ananda hendaknya tepat Pula sesuai dengan kedudukan orang yang dikirimi Surat tersebut. Apakah penerima Surat lebih tinggi pangkat atau kedudukannya, ataukah sederajat dengan pengirim Surat.
D.UNGKAPAN IDEOMATIK
Unsur-Unsur dalam ungkapan idiomatik sudah tetap dan senyawa. Unsur-­unsur itu tidak boleh ditambah, dikurangi, atau dipertukarkan.
Yang termasuk Ungkapan idiomatik antara lain:
sesuai dengan
bertemu dengan
terbuat dari
luput dari
E.UNGKAPAN YANG BERSINONIM
Ungkapan-ungkapan yang bersinonim atau berarti sama sebaiknya tidak digunakan sekaligus.
Contoh:
sejak dan dari (tidak digunakan segaligus)
adalah dan merupakan (tidak digunakan sekaligus)
PEMBUATAN SURAT LAMARAN PEKERJAAN
1.Pengertian Surat Lamaran Pekerjaan
Melamar pekerjaan bukan pekerjaan yang mudah, terutama bagi pelamar pemula. Permasalahan utama dalam proses melamar pekerjaan adalah tidak dipunyainya rasa percaya diri dari pelamar. Ketidakpercayaan tersebut dapat berasal dari berbagai sumber seperti kepandaian, penampilan, umur, persaingan, pengalaman dan sebagainya. Hal tersebut harus dapat dihilangkan. Tanamkan dalam pikiran Anda bahwa Anda mempunyai kesempatan yang sama dengan pelamar lain.
Permasalahan kedua yang dihadapi pelamar adalah kekurangpahaman proses recruitment ( penerimaan pegawai ) pada suatu perusahaan. Setiap perusahaan mempunyai kebijaksanaan yang berbeda. Ada yang mengutamakan dari dalam organisasi, ada yang menjaring lewat iklan, dan ada pula yang melalui lembaga-lembaga pendidikan. Tetapi walaupun kebijaksanaan berbeda proses yang dijalankan relatif sama.
Proses dalam recruitment bisa dimulai dari analisis kebutuhan tenaga kerja, pencarian sumber tenaga kerja, seleksi administratif, seleksi kemampuan , psikotes, masa percobaan , dan akhirnya calon pekerja diterima. Proses analisis pegawai bukan merupakan permasalahan kita, proses yang harus kita pahami adalah mulai dari sumber mana tenaga kerja dicari sampai pada penerimaan. Dalam makalah ini hanya membahas mengenai sumber tenaga kerja dan seleksi administrasi. Proses selain itu dapat Anda pelajari pada mata kuliah Manajemen Personalia
2.Pemahaman Sumber-sumber Lamaran Pekerjaan
Pemahaman sumber lamaran pekerjaan merupakan hal yang sangat penting dipahami oleh pelamar pekerjaan. Dari sumber lamaran dapat diperhitungkan kemungkinan diterima atau tidaknya lamaran kita. Walau pun sering kali mendapatkan sesuatu tanpa kita duga sebelumnya, tetapi mengharapkan keberuntungan sebagai dasar mencapai sesuatu bukan merupakan tindakan yang bijaksana. Don’t press your ! Jangan berharap dari keberuntungan, karena keberuntungan suatu saat akan habis. Upayakan keberhasilan dari perencanaan, bukan dari keberuntungan, tetapi dari perhitungan.
Kita kembali kepada sumber lamaran, secara garis besar sumber lamaran pekerjaan didapat dari :
a.Sumber lowongan pekerjaan tanpa sumber tertentu
Lowongan tanpa sumber tertentu, mempunyai peluang yang kecil dibandingkan dengan sumber yang lain. Walalupun kecil, tetapi peluang tetap ada, karena itu cara coba–coba layak dijalankan, terutama bila lokasi perusahaan dekat tempat tinggal Anda. Bila Anda melihat ada perusahaan yang baru buka, cobalah untuk membuat lamaran, siapa tahu perusahaan tersebut membutuhkan tenaga dengan spesifikasi yang Anda punyai. Seringkali perusahaan mengambil kebijaksanaan dengan mengambil karyawan di lingkungannya dengan tujuan untuk menjalin hubungan baik dengan lingkungannya dan perhitungan karyawan dekat sehingga kemungkinan terlambat sedikit serta menghemat uang transportasi.

b.Sumber lowongan dari media tertentu
Sumber lowongan dari media tertentu biasanya berasal dari media massa seperti koran, majalah, radio atau bahkan televisi. Pertimbangan yang harus Anda perhitungkan benar apakah spesifikasi yang diperlukan sesuai dengan spesifikasi yang Anda miliki. Perhitungan tersebut perlu agar jangan sampai waktu, biaya, dan tenaga yang kita keluarkan terbuang percuma. Gunakan media yang pemasang iklan untuk melamar. Kirimkan lamaran Anda berdasarkan media yang diinginkan oleh pemasang iklan apakah alamat lengkap, web site, faksimile, atau telepon. Kecepatan Anda memberikan lamaran akan memberikan kredit poin lebih bagi Anda.
c.Sumber lowongan dari referensi pihak tertentu
Sumber lowongan dari referensi mempunyai peluang lebih besar daripada sumber yang lain karena sedikit banyak pemberi referensi membantu Anda. Peluang yang besar akan terbuang percuma bila Anda tidak memanfaatkannya dengan baik. Referensi dapat berasal dari kampus, famili, atau kenalan. Semakin dekat hubungan Anda dengan pemberi referensi, semakin besar pula peluang Anda untuk mendapatkan pekerjaan tersebut. Merupakan hal yang wajar bila pemberi refensi berfikir tentang kemampuan Anda karena pemberi referensi sedikit banyak punya ikatan moril dengan pihak yang direferensikan.
3.Pembuatan Surat Lamaran Pekerjaan
Sebelum kita membahas mengenai pembuatan surat lamaran pekerjaan, harus dipahami terlebih dahulu ciri–ciri surat lamaran yang baik. Surat lamaran yang baik sekurang–kurangnya mempunyai ciri–ciri :
a.Mempunyai bentuk yang menarik
Pengertian bentuk di sini adalah performance surat lamaran secara keseluruhan, seperti pas foto berwarna, walaupun tidak diminta, tulisan tangan yang rapi, atau hasil ketikan yang bagus. Kekeliruan pembuatan surat lamaran yang sering terjadi adalah pelamar sering beranggapan bahwa surat lamaran harus ditulis tangan dengan tinta hitam dan ditulis di atas kertas folio bergaris. Surat lamaran tidak boleh ditik dengan kompuetr atau mesin tik. Itu adalah anggapan yang sangat keliru. Tulislah surat lamaran dengan komputer, cetaklah dengan printer yang terbaik yang dapat Anda lakukan. Dengan cara itu akan membuat lamaran Anda lebih menarik daripada lainnya.
b.Mempunyai bahasa yang baik
Bahasa yang baik di sini adalah bahasa formal karena lamaran merupakan salah satu surat dinas pribadi. Bila surat lamaran mencantumkan syarat dapat berkomunikasi dengan bahasa asing, Inggris, Mandarin, Jepang, atau lainnya, jika Anda mampu pergunakan lamaran dalam bahasa tersebut karena itu merupakan kredit point. Bila terpaksa karena kemampuan atau ketidakyakinan terpaksa menyadur, yakinlah bahwa Anda dapat menuliskannya kembali bila diminta.
c.Menggambarkan kemampuan pelamar
Di sinilah yang seringkali menimbulkan masalah. Sebagai bangsa timur dengan etika yang tinggi, menonjolkan kemampuan diri sering dipandang perbuatan yang tabu. Ketabuan tersebut juga masuk pada waktu melamar pekerjaan. Harap diingat pihak yang dituju dalam lamaran adalah orang–orang bisnis dengan keterusterangan dan tingkat kesibukan yang tinggi. Mereka hanya memandang yang tersurat dan seringkali kurang memperhatikan yang tersirat, karenanya kemukakan kemampuan yang Anda miliki tanpa meninggalkan kesan bahwa Anda sombong. Ingat Anda sedang melamar pekerjaan. Malamar sama saja dengan merayu dalam kehidupan nyata.
d.Tepat pada sasaran
Yang dimaskud dengan tepat sasaran adalah tepat kepada siapa lamaran ditujukan. Pengertian tepat di sini adalah pihak yang dituju. Diutamakan Anda mencantumkan nama dan gelar lengkap, nama jabatan, serta nama perusahaan berikut alamatnya. Tetapi, sering kali kita tidak mendapatkan hal itu, untuk alamat dalamnya cukup kita cantumkan Bapak / Ibu Kepala Bagian Personalia, HRD ( Human Resource Development ). dan sejenisnya.
Sedangkan hal–hal yang harus dicantumkan dalam surat lamaran pekerjaan agar tercapai tujuan pembuatannya di antaranya :
a.Menyebutkan sumber lamaran,
Sumber lamaran dapat media massa ( bila sumbernya ini cantumkan nama media massa dan edisi terbitnya ), informasi di kampus, atau referensi ( tanyakan terlebih dahulu kepada pemberi referensi, bila tidak bersedia cukup cantumkan “ Berdasrkan informasi dari salah seorang rekan, famili, perusahaan yang Bapak / Ibu pimpin memerlukan tenaga …. ).
b.Identifikasi diri lengkap dari pelamar,
Identitas diri dari pelamar meliputi nama, alamat, nomor telepon, hand phone, atau alat bantu komunikasi lainnya. Identitas diri dari pelamar harus memudahkan pihak perusahaan menghubungi pelamar.
c.Posisi yang dikehendaki,
Pencantum posisi yang dikehendaki ditulis untuk memudahkan sortir bagi bagian personalia. Seringkali perusahaan mensyaratkan penulisan kode tertentu di amplop lamaran. Kode dibuat karena posisi yang ada tidak hanya satu posisi saja. Kode tersebut dicantumkan dengan maksud penyortiran. Hampir dipastikan tidak dituliskannya kode akan membuat lamaran disisihkan, karena bisa saja yang menangani lamaran untuk masing–masing posisi berbeda.
d.Riwayat pendidikan,
Riwayat pendidikan ditulis dari pendidikan yang paling rendah menuju pendidikan tertinggi atau sebaliknya. Cantumkan tahun mulai masuk sampai selesai. Selisih antara tahun menunjukkan berapa lama pelamar menyelesaikan suatu jenjang pendidikan.
e.Riwayat pekerjaan ( bila ada )
Sama dengan riwayat pendidikan, bila Anda pernah bekerja sebelumnya, cantumkan riwayat pekerjaan Anda dari terlama sampai terbaru atau sebaliknya. Cantumkan pula alasan mengapa berhenti. Ingat, semakin banyak pengalaman bukan berarti catatan pegawai semakin bagus, bahkan mungkin sebnaliknya karena selalu berganti–ganti pekerjaan dalam waktu relatif singkat menunjukkan seorang pelamar bersifat pembosan .
f.Kemampuan lain yang dimiliki ( bila ada )
Kemampuan lain dapat berupa kemampuan olahraga, pengalaman berorganisasi, atau keahlian lain yang dipandang menambah kredit point pelamar. Kemampuan berolahraga memang tidak berhubungan langsung dengan produktivitas kerja. Tetapi seringkali sebuah perusahaan mempunyai klub olahraga tertentu sebagai media promosi perusahaan. Pada perusahaan seperti itu, pencantuman prestasi olahraga dapat menimbulkan nilai positif.
g.Referensi ( bila ada dan Anda memandang pihak pemberi referensi mempunyai pengaruh terhadap pengambilan keputusan )
Sebelum seorang pelamar menulis seorang pihak atau lembaga sebagai referens, ada beberapa hal yang harus diyakinkan. Kemungkinan isi referens yang diberikan. Kedua, pengaruh kredibilitas pemberi referensi terhadap pengaruh pengambilan keputusan. Bila Anda merasa yakin kedua–duanya mempunyai nilai positif, baru referensi diberikan.
Poin d, e, f, dan g pada uraian di atas biasanya dicantumkan dalam daftar riwayat hidup ( curriculum vitae ). Ada dua penulisan dalam daftar riwayat hidup pada seluruh lamaran. Cara pertama adalah dengan mencantumkan bersama surat lamaran, sementara cara kedua adalah dengan mencantumkan dalam lembar tersendiri. Pencantuman tersendiri biasanya lebih dipilih karena pihak penyeleksi seringkali hanya melihat daftar riwayat hidup karena lebih ringkas. Secara aturan memang tidak benar, tetapi dalam praktek sering dilakukan karena dalam daftar riwayat hiduplah digambarkan kemampuan pelamar secara lengkap.
Contoh Kasus :
Di Harian Kompas, edisi 15 Juni 2009 tercantum iklan lowongan pekerjaan :
Dicari seorang staf personalia, umur 20 – 25 tahun, energik, mampu bekerja dengan tim. Pendidikan serendah–rendahnya DIII, menguasai komputer, dan bahasa Inggris minimum pasif, dan menguasai peraturan ketenagakerjaan. Kemampuan berbahasa Jepang diutamakan. Bersedia ditempatkan di Jakarta, Lampung, dan Batam. Alamatkan surat lamaran Anda ke P O BOX 3577, Jakarta 12560 selambat–lambatnya dua minggu setelah iklan ini. Cantumkan kode SP di pojok kiri lamaran.
Dari hal tersebut hal seharusnya pelamar lakukan di antaranya :
1.Paling baik pelamar menulis surat lamaran dalam bahas Jepang, bila tidak dapat baru bahasa Inggris. Penulisan lamaran dalam bahasa Indonesia karena perkuliahan kita membahas korespondensi bahasa Indonesia. Ingat dalam iklan seperti tersebut di atas menulis surat dalam bahasa Indonesia membuat kredit poin Anda bernilai minus.
2.Cantumkan pemahaman pelamar menganai ketenagkerjaan. Cantumkan pengalaman menangani permasalahn sejenis, atau mata kuliah yang berhubungan dengan hal itu, dan kemauan untuk belajar.
3.Cantumkan kode SP di pojok kiri amplop surat lamaran.
4.Merupakan nilai positif bila pelamar mencantumkan pilihan lokasi dari berbagai alternatif yang ada beserta alasannya. Penulisan alasan dengan maksud memberikan nilai positif.
5.Mengirimkan surat lamaran secepatnya, pilihan media penyampaian yang paling cepat seperti kilat pos khusus, dan sejenisnya. Yakinkan bahwa surat sampai ke pihak perusahaan tidak sampai dua minggu setelah iklan dimuat.
Contoh daftar riwayat hidup :
Daftar Riwayat Hidup
Yang bertanda tangan di bawah ini , saya :
Nama : Yunita Septiani
Tempat / tgl. lahir : Jakarta, 11 Januari 1979
Alamat : Jln. Cemara No. 15, Komplek. Wisma Ratu,
Jati Makmur, Pondok Gede, Bekasi 17423
Telepon : 021.849-2299
Umur : 20 tahun
Status : Belum menikah
Agama : Islam
Menerangkan dengan sesngguhnya, bahwa :
A.Riwayat Pendidikan :
1997 – 1999 Lembaga Pendidikan dan Pengembangan Profesi ( LP3I ), Jakarta. Jurusan Senior Office Management.
1993 – 1996 SMA Negeri 81, Jakarta Timur, Jurusan Ilmu Pengetahuan Sosial.
1990 – 1993 SMP Negeri 222, Ceger, Jakarta Timur.
1984 – 1990 SD Negeri 34 Petang, Lubang Buaya, Jakarta Timur.
B.Pengalaman Kerja :
1996 – 1997 Bekerja Sebagai Staf Administrasi Personalia PT. kencanaWungu, Jln. A. Yani No. 15, Bekasi, Telp 889-4577, berhenti karena ingin melanjutkan studi.
C.Pengalaman Berorganisasi :
1994 – 1995 Ketua OSIS di SMA Negeri 81, Jakarta
D.Catatan Lain :
1. Referensi Bapak Nico Hermanto, Manajer Personalia PT Kencana Wungu, Jln. A. Yani No.15, Bekasi, Telp 889-4577.
2. Melihat pilihan tempat yang Bapak / Ibu berikan, saya bersedia ditempatkan di pilihan tempat yang Bapak/Ibu berikan, tetapi bila diperkenankan memilih, saya memilih di Batam karena banyak famili bekerja di sana.
Demikian Daftar Riwayat Hidup ini saya buat dengan sebenarnya, agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, 15 Juni 2009
Yang menyatakan,
Zuldin Fitrianto
Contoh surat lamaran pekerjaan yang bersumber dari informasi teman, saudara atau relasi :
Denpasar, 26 Juni 2009
Yth. Manager Personalia Grand Hyatt Hotel
Jalan M.H. Thamrin Kav 2 – 4
Jakarta Pusat
Hal : Permohonan Kerja sebagai Junior Secretary
Dengan hormat,
Berdasarkan inforamsi yang saya terima dari salah seorang teman, bahwa di Grand Hyatt Hotel sedang membutuhkan beberapa tenaga kerja untuk beberapa bagian. Oleh karena itu saya sangat tertarik dan bermaksud mengajukan permohoan kerja sebagai Junior Secretary.
Adapun kualifikasi tentang diri saya adalah sebagai berikut :
Nama : PRIYANKA HANUM VIACENZA
Tempat dan tanggal lahir : Denpasar, 26 Juni 1980
Alamat : Jalan Untung Suropati No. 13 RT. 018 RW. 05,
Bandulu Denpasar, Bali 23463 Telepon : 543980
Pendidikan Terakhir : Diploma II Sekretaris, LP3I Denpasar
Sebagai bahan informasi Bapak, bahwa saya telah menguasai bahasa Inggris, baik oral maupun written dan menguasai satu bahasa asing lainnya yakni bahasa Spanyol dan menguasai pengoperasian komputer Windows 2007, excel dan power point serta pernah magang kerja selama 6 ( enam ) bulan di Nusa Dua Beach sebagai junior secretary.
Bersama surat permohonan kerja ini, saya lampirkan berkas–berkas yang bersesuaian dengan posisi yang saya lamar sebagai bahan pertimbangan Bapak.
Saya sangat mengharap kabar baik selanjutnya dari perusahaan Bapak dan bila perlu saya siap untuk ditest dan diwawancara, terima kasih.
Hormat saya,
Priyanka Hanum Viacenza
Pelamar
Contoh surat lamaran pekerjaan yang bersumber dari iklan tenaga kerja :
15 Juni 2009
Yth. Bapak / Ibu Manager Personalia
P.O.BOX 3577, Jkt 12560
Jakarta
Hal : Lamaran Pekerjaan
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya :
Nama : Yunita Septiani
Tempat / tgl. lahir : Jakarta, 11 Jnauari 1979
Alamat : Jln. Cemara No. 15, Komplek. Wisma Ratu,
Jati Makmur, Pondok Gede, Bekasi 17423
Telepon : 8492299
Berdasrkan iklan yang Bapak / Ibu pasang di Harian Kompas, edisi 15 Juni 2009. perusahaan yang Bapak / Ibu pimpin membutuhkan tenaga staf personalia. Sehubungan dengan hal tersebut, bila persyaratan yang Bapak / Ibu syaratkan dapat saya penuhi, saya bermaksud mengisi lowongan pekerjaan tersebut.
Bersama surat ini saya lampirkan Daftar Riwayat Hidup dan berkas–berkas lain yang mungkin dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan Bapak / Ibu dalam mengambil keputusan. Besar harapan saya untuk dapat bekerja di perusahaan yang Bapak / Ibu pimpin, dan atas perhatian yang Bapak / Ibu berikan, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Zuldin Fitrianto
CONTOH SURAT RESMI
Contoh Surat Resmi
SEKOLAH DASAR NEGERI I KEBUMEN
JALAN PEMUDA NO. 94 KEBUMEN
NO. TELP. (0287) 385591
No                 : 04 / SD -01 / 11 / 2010                      6  Februari 2010
Lampiran       : 1 (satu)
Perihal           : Undangan
Yth
Orang tua siswa-sisiwi kelas VI
SDN I Kebumen
Dengan hormat
Untuk meningkatkan pengetahuan siswa dalam bidang pertanian dan pelajaran IPA, kami bermaksud mengadakan kegiatan wisata ilmiah. Kegiatan tersebut merupakan kunjungan ke laboratorium  IPB. Adapun kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada
Hari, tanggal : Sabtu, 21 Februri 2010
Pukul             : 08.00 s.d. 16.30
Tempat          : Laboratorium Pertanian Bogor
Jalan Darmaga Raya, Bogor
Dengan undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian bapak ibu, kami ucapkan terima kasih.
Kebumen, 6 Februari 2010
Kepala Sekolah
SDN 1 Kebumen
Ttd
Umi Kulsum, S.Pd.



baroedakxiiap.blogspot.com