Produktif AP

(Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan) – Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

• Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
• Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
• Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
• Dapat dijadikan bahan dokumentasi
• Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
• Sebagai alat pengingat
• Sebagai alat penyimpanan warkat
• Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
• Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
• Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

• Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
• Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

Tabel Kearsipan

• Sistem penyimpanan arsip yang sesuai

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
2. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
4. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
5. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

MENGATUR DAN MEMPERSIAPAKAN PERJALANAN DINAS

Written By Aidia MJ on Senin, 25 Juli 2011 | 19:44

A.  Pendahuluan

Perjalanan dinas pimpinan biasanya dilakukan karena berbagai kepentingan, antara lain karena adanya pelaksaan pengawasan di kantor cabang atau perusahaan cabang, seminar, diklat, tender, janji pertemuan, penjajakan kerja sama, menghadiri acara seremonial, kegiatan social, dan berbagai kegiatan lainnya, sehubungan dengan perjalanan dinas tersebut, pimpinan tidak perlu  mempersiapkan sendiri segala sesuatunya lagi kerena adanya sekretaris, seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang salah satunya adalah pengaturan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Disamping itu, seorang sekretaris dalam mengurus perjalanan dinas pimpinan harus mengetahui peraturan-peraturan dari segala jenis transportasi, bagaimana prosedur nya, pelayanannya serta menghubungi agen perjalanan atau travel biro dengan mudah. Maka dari itu sekretarislah yang mengatur tugas perjalanan dinas atau bisnis pimpinan secara keseluruhan. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris adalah peraturan perusahaan tsb yaitu perlu mengetahui masing-masing hak pimpinan, apakah dapat menggunakan fasilitas kelas utama (VIP), kelas ekonomi, dan sebagainya.  Selanjutnya setelah mendapat kepastian keberangkatan.pimpinan maka sekretaris perlu mengumpulkan informasi sebagai berikut:

1.    Apa tujuan utama kepergian pimpinan?

2.    Kapan berangkat, bagaimana jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai persinggahan?

3.    Cara perjalanan apa yang dipilihnya, kendaraan yang dipakai (kereta api, bis, kapal laut, pesawat, atau mobil)?

4.    Jenis pelayanan , apakah menggunakan kelas utama atau ekonomi?

5.    Apakah dia punya pilihan tertentu mengenai jenis hotel yang dikehendaki?

Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan travel biro.  Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time schedule/ flight scedule) dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat

B. Macam-Macam Perjalanan Dinas     

         Perjalanan dinas pimpinan dapat dibedakan berdasarkan klasifikasi tujuan, sarana transportasi yang digunakan, lama wakturnya, dan wilayah kota atau Negara

 tujuan.Berdasarkan sarana transportasi yang digunakan, perjalanan dinas pimpinan dapat dibedakan menjadi tiga macam, yang membawa konsekuensi terhadap tugas yang dilakukan sekretaris, yaitu sebagai berikut.

        1. Perjalanan dinas lewat darat

         Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan mobil perusahaan, travel, bus, atau kereta api.  Perjalanan dinas dengan menggunakan mobil perusaan dilakukan apabila jarak perusahaan dan tempat tujuan relative dekat.  Perjalanan dengan menggunakan jasa biro perjalanan ditetapkan apabila jarak perusahaan dengan tempat tujuan relative jauh dan tidak akan mengganggu kondisi kesehatan pimpinan.  Dibawah ini akan diuraikan apa saja yang dibutuhkan sewaktu melakukan perjalanan dinas lewat darat.

          a. Perjalanan dinas dengan mobil

1)   Gunakan peta dan route yang mungkin dipergunakan

2)   Carilah keterangan mengenai kondisi cuaca di daerah yang akan dilewati

3)   Dapatkan konfirmasi mengenai pemesanan kamar hotel

4)   Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel, janji pertemuan, rapat yang harus diikuti dan sebagainya, serta nomor telepon dan alamat perusahaan yang akan dikunjunginya

5)   Cek kembali kelengkapan surat-surat pimpinan

6)   Kumpulkan dan serahkan kepada pimpinan semua dokumen dan perlengkapan yang diperlukan dalam perjalanan

b.   Perjalanan dinas dengan kereta api

1)   Dapatkan ketegasan dari stasiun kereta api tentang waktu keberangkatan kereta dan waktu sampai ke tujuan. Dapatkan keterangan tentang kereta api berikutnya yang mungkin dipakai seandainya ada halangan sehingga ketinggalan kereta api yang semestinya digunakan.

2)   Dapatkan karcis untuk perjalanan KA, berikut tanda pemesanan tempat duduk dan tempat tidur.

3)   Kalau mungkin usahakan pimpinan ada yang menjemput setibanya sampai tujuan

4)   Dapatkan informasi pemesanan kamar hotel

5)   Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel, janji temu,

      rapat yang harus diikuti, serta nomor telpon dan alamat perusahan yang akan dikunjungi.

6)   Cek dan perikasalah dokumen dan perlengakapan yang diperlukan pimpinan.

  2.   Perjalanan dinas lewat laut

  Perjalanan dinas lewat laut dapat memanfaatkan berbagi fasilitas pelayanan yang

ditawarkan oleh beberapa perusahaan armada laut.  Adapun persiapan dan tugas yang harus dilakukan sekretaris adalah:

1)   Periksalah kelengkapan koper pimpinan anda, dan apakah semua visa yang diperlukan sudah diperoleh.

2)   Periksalah apakah surat ijin ekspor sudah diperoleh untuk contoh hasil produksi yang dibawanya. Juga periksalah apakah peraturan tentang kesehatan dan asuransi dipenuhi.

3)   Dapatkan tiket kapal

4)   Periksalah apakah pimpinan sudah siap dengan dokumen yang dibutuhkan

5)   Periksalah apakah label yang mestinya dipasang pada semua yang dibawanya, dan siapkan label untuk perjalanan pulang

6)   Dapatkan mata uang asing, travellers

7)   Siapkan rencana perjalanan

3.   Perjalanan dinas lewat udara.

      Perjalanan dinas pimpinan lewat udara dengan menggunakan fasilitas pesawat udara hendaknya benar-benar dipertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya. Mendesak atau tidaknya waktu dan urusan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah serta kondisi keuangan perusahaan hendaknya menjadi pertimbangan untuk memutuskan penggunaan alat trasportasi pesawat udara.  Bila pimpinan memiliki waktu yang cukup longgar untuk menghadiri atau menyelesaikan suatu urusan tertentu dan memungkinkan untuk ditempuh dengan menggunakan fasilitas perjalanan lewat darat, sebaliknya menggunakan jasa angkutan darat saja karena relative lebih ekonomis.  Adapun persiapan dan tugas yang harus dilakukan sekretaris adalah:

1)   Dapatkan tiket pesawat terbang. Penerbangan pada kelas ekonomi dan kelas utama.  Biasanya perusahaan telah menentukan kelas apa yang cocok untuk pimpinan

2)   Carilah keterangan dari pelabuhan udara mana dia akan diberangkatkan, serta dengan cara apa dia harus pergi ke sana.Tanyakan pukul berapa pimpinan harus sudah sampai ke lapangan terbang, dan tepatnya pukul keberangkatan.

3)   Dapatkan mata uang asing, travellers dan surat ijin bepergian

4)   Periksalah apakah koper yang dibawanya sudah melebihi berat maksimum

5)   Usahakan pimpinan dijemput dilapangan terbang tujuan

6)   Siapkan rencana perjalanan

C. Daftar Perjalanan (Itinerary)

Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana tentang kegiatan yang dilakukan pimpinan selama perjalanan. Sekretaris dapat bekerja sendiri, tetapi tetap melakukan konfirmasi dengan pimpinan tentang segala sesuatu yang harus dipersiapkan.  Hal ini perlu dilakukan karena biasanya pimpinan memiliki keinginan, pemikiran, dan rencana tertentu berkaitan dengan perjalanan dinasnya.  Daftar perjalanan (Itinerary) mencakup: hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama bandara udara, pelabuhan, stasiun, nomor pesawat, kedatangan, dan nama hotel untuk setiap dikunjungi.  Janji temu berisi catatan tentang hari, tanggal, waktu, dengan siapa, dimana, dan tujuan pertemuan diselenggarakan. Daftar perjalanan dan janji temu bisa dibuat secara terpadu dalam satu lembar kertas. Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan : yang asli untuk pimpinan, tembusan untuk wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila ada perubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang tembusan.

Akuntansi Kas (Petty Cash)

1. Definisi Kas

Kas merupakan suatu aktiva lancar (Current Assets) yang meliputi uang logam, uang kertas atau sejenisnya yang bisa digunakan sebagai alat tukar dan mempunyai dasar pengukuran akuntansi. Kas merupakan asset yang paling lancar/likuid dan paling beresiko, sehingga perlu manajemen kas yang seketat mungkin untuk menghindari hal-hal yang dapat merugikan perusahaan.

1. B. Kas Kecil (Petty Cash)

Merupakan uang yang dicadangkan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran yang sifatnya  rutin tapi jumlah rupiahnya relative kecil

Petty Cash memiliki beberapa karakteristik yaitu :

1. Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan
2. Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari

Metode Pencatatan Kas Kecil

Imprest Fund System (Sistem Dana Tetap)

Dengan metode ini, kas kecil yang dicadangkan oleh perusahaan bersifat tetap, kecuali perusahaan menghendaki perubahan jumlah kas kecil, misalnya perusahaan merasakan kas yang sudah dicadangkan ternyata kurang memenuhi sehingga perlu ditambah lagi cadanganya. Dan dengan begitu maka harus dilakukan penyesuaian atas penambahan atau pengurangan tersebut.

Fluctuation Fund System (Sistem dana Berubah)

Nah, system ini menghendaki bahwa jumlah kas kecil tidak ditetapkan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misal, pada waktu membuat kebijakan pertama kali perusahaan menetapkan jumlah kas kecil sebesar Rp. 1.000.000, kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian diisi kembali. Nah, pada saat pengisian,  kalau menggunakan system dana tetap, maka jumlah amount harus sama dengan saldo awal sedangkan pada system fluktuasi, jumlah pengisianya tidak harus sama dengan jumlah sebelumnyayaitu bisa kurang ataupun lebih.

Perbedaan Sistem Imprest dengan Sistem Fluktuasi

Point	Imprest Method	Fluctuation Method
Pembelanjaan Kas Kecil	Tidak ada jurnal, Hanya membuat bukti pembayaran sebagai bukti pengeluaran kas.	Harus di Jurnal sesuia dengan expense nya
Pengisian Kembali	Sesui dengan rekening ledger, sehingga pengisianya harus sesuai dengan kebijakan perusahaan dan sesuai dengan jumlah kas kecil saat pertama kali dibentuk	Pengisian susuai dengan yang dibutuhkan

Cara Penjurnalan

Keterangan	Imprest System		Fluctuation System
	Dr	Cr	Dr	Cr
Pembentukan kas kecil	Petty Cash	Cash	Petty Cash	Cash
Pemakaian Kas Kecil	No Entry	No Entry	Expense	Petty Cash
Pengurangan Kas kecil	Cash	Petty Cash	Cash	Petty Cash
Penambahan KAs kecil	Petty Cash	Cash	Petty Cash	Cash
Pengisian Kembali	Expense	Cash	Petty Cash	Cash

Peralatan Kantor

Macam-macam Peralatan Kantor

Seperti dijelaskan di muka bahwa perbekalan kantor ada 5 macam yaitu :

1. Perabot kantor  yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
   
   
2. Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.
   

     Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:

1. Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb.
2. Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.
   
   
3. Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.
   
   
4. Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.
   
   
5. Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor  sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.

Surat-Menyurat

Rate This

zuldin
Hakikat Jenis dan Format Surat
Arti Surat
Surat adalah media komunikasi yang berupa tulisan, yang berisi informasi, pesan, pertanyaan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat.
Fungsi Surat
1.Surat sebagai alat komunikasi
Surat dijadikan sebagai alat penyampai informasi dari penulisnya kepada pembaca/penerimanya. Sebagai alat komunikasi surat tidak hanya bersifat satu arah, melainkan juga dua arah dan ke segala arah. Artinya surat juga dapat dibalas (surat balasan) sebagai timbal balik dan surat juga dapat dibuat/ditujukan kepada lebih dari satu orang (surat edaran, pengumuman, surat pembaca pada surat kabar dan lain-lain).
2.Surat sebagai wakil penulis
Dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat.
3.Surat sebagai alat untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
Berkomunikasi dengan surat berarti tidak bertatap muka, jadi berkomunikasi dengan surat dapat dilakukan dari jarak jauh. Oleh sebab itu surat dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya.

4.Surat sebagai bukti tertulis
Surat dapat dijadikan bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga jika terjadi sesuatu (misalnya kekeliruan) kelak kemudian hari, surat dapat dijadikan acuan. Misalnya pada surat-surat perjanjian, surat waris dan sebagainya. Segala jenis surat juga dapat diabadikan/diarsipkan untuk kepentingan-kepentingan lain kelak kemudian hari.
Bentuk Surat
1.Bentuk Setengah Lurus
Surat yang berbentuk setengah lurus di susun dengan aturan, semua bagian surat di ketik mulai dari margin kiri yang sama, batas-batas bagian surat di ketik dengan menambahkan jarak 5 (Lima) ketukan dan setiap paragraf baru di mulai pada margin yang sama diantara paragraf yang satu dan yang lainnya berjarak satu spasi.
Keterangan :
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan nama terang.
2.Bentuk Lurus
Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh. Bedanya terletak pada pengetikan tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP, salam penutup, semuanya terletak di margin sebelah kiri.
Keterangan :
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan nama terang.
>
>
>
>
>
3.Bentuk Lekuk dan Gerigi
Bentuk Lekuk dan gerigi (Indented Style) yaitu setiap paragraf diketik agak menjorok ke dalam. Paragraf yang satu dan paragraf yang lainnya tidak perlu berjarak.

Keterangan :
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan nama terang.
>
>
>
>
>
4.Bentuk Resmi Indonesia Lama
Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah kanan di bawah tanggal surat.

Keterangan :
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan nama terang.
>
>
>
>
>

Keterangan :
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan nama terang.
>
>
>
>
>
5.Bentuk Resmi Indonesia Baru
Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan bentuk resmi Indonesia, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan yang setara dengan penulisan tembusan.
Bagian-bagian surat
1.Kepala Surat/Kop Surat
2.Nomor Surat
3.Tanggal Surat
4.Lampiran Surat
5.Hal atau Perihal
6.Alamat Dalam Surat (siapa yang dituju)
7.Salam Pembuka
8.Isi Surat : – Alenia Pembuka -Alenia Isi -Alenia Penutup
9.Salam Penutup
10.Pengirim Surat
11.Tembusan Surat
12.Inisial
BAHASA SURAT
A. PENGGUNAAN BAHASA INDONESIA DALAM SURAT
Penggunaan kata-kata dialek yang belum diakaji kebenrannya tidak dibenarkan. Penggunaan kata-kata gimana, ngapain, kenapa, entar, kasih, bikin, dan yang semacam itu termasuk tidak baik. Padanan kata-kata itu yang dianggap baik adalah bagaimana. mengapa, nanti, memberi, membuat.
Sebagian kata yang baku dapat dilihat dalam daftar berikut:
Kata Baku
Februari, formal, pertanggungjawaban, November, persen, pikir.
Kata Tidak Baku
Pebruari, formil, pertanggungan jawab, Nopember, prosen, fikir.
B.KATA YANG LAZIM
Pilihlah kata yang lazim memakai istilah dalam bahasa Indonesia.
Misalnya:
masukan bukan input
Suku cadang bukan sparepart
Peringkat bukan rangking
dampak bukan impact
C.KATA YANG CERMAT
Kata memohon, meminta, menugasi, memerintahkan, menganjurkan dan menyarankan merupakan kata-kata yang mempunyai arti yang sama. Penulis surat dinas hendaknya dapat memilih kata tersebut dengan tepat sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan dalam Surat.
Penggunaan sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Ananda hendaknya tepat Pula sesuai dengan kedudukan orang yang dikirimi Surat tersebut. Apakah penerima Surat lebih tinggi pangkat atau kedudukannya, ataukah sederajat dengan pengirim Surat.
D.UNGKAPAN IDEOMATIK
Unsur-Unsur dalam ungkapan idiomatik sudah tetap dan senyawa. Unsur-­unsur itu tidak boleh ditambah, dikurangi, atau dipertukarkan.
Yang termasuk Ungkapan idiomatik antara lain:
sesuai dengan
bertemu dengan
terbuat dari
luput dari
E.UNGKAPAN YANG BERSINONIM
Ungkapan-ungkapan yang bersinonim atau berarti sama sebaiknya tidak digunakan sekaligus.
Contoh:
sejak dan dari (tidak digunakan segaligus)
adalah dan merupakan (tidak digunakan sekaligus)
PEMBUATAN SURAT LAMARAN PEKERJAAN
1.Pengertian Surat Lamaran Pekerjaan
Melamar pekerjaan bukan pekerjaan yang mudah, terutama bagi pelamar pemula. Permasalahan utama dalam proses melamar pekerjaan adalah tidak dipunyainya rasa percaya diri dari pelamar. Ketidakpercayaan tersebut dapat berasal dari berbagai sumber seperti kepandaian, penampilan, umur, persaingan, pengalaman dan sebagainya. Hal tersebut harus dapat dihilangkan. Tanamkan dalam pikiran Anda bahwa Anda mempunyai kesempatan yang sama dengan pelamar lain.
Permasalahan kedua yang dihadapi pelamar adalah kekurangpahaman proses recruitment ( penerimaan pegawai ) pada suatu perusahaan. Setiap perusahaan mempunyai kebijaksanaan yang berbeda. Ada yang mengutamakan dari dalam organisasi, ada yang menjaring lewat iklan, dan ada pula yang melalui lembaga-lembaga pendidikan. Tetapi walaupun kebijaksanaan berbeda proses yang dijalankan relatif sama.
Proses dalam recruitment bisa dimulai dari analisis kebutuhan tenaga kerja, pencarian sumber tenaga kerja, seleksi administratif, seleksi kemampuan , psikotes, masa percobaan , dan akhirnya calon pekerja diterima. Proses analisis pegawai bukan merupakan permasalahan kita, proses yang harus kita pahami adalah mulai dari sumber mana tenaga kerja dicari sampai pada penerimaan. Dalam makalah ini hanya membahas mengenai sumber tenaga kerja dan seleksi administrasi. Proses selain itu dapat Anda pelajari pada mata kuliah Manajemen Personalia
2.Pemahaman Sumber-sumber Lamaran Pekerjaan
Pemahaman sumber lamaran pekerjaan merupakan hal yang sangat penting dipahami oleh pelamar pekerjaan. Dari sumber lamaran dapat diperhitungkan kemungkinan diterima atau tidaknya lamaran kita. Walau pun sering kali mendapatkan sesuatu tanpa kita duga sebelumnya, tetapi mengharapkan keberuntungan sebagai dasar mencapai sesuatu bukan merupakan tindakan yang bijaksana. Don’t press your ! Jangan berharap dari keberuntungan, karena keberuntungan suatu saat akan habis. Upayakan keberhasilan dari perencanaan, bukan dari keberuntungan, tetapi dari perhitungan.
Kita kembali kepada sumber lamaran, secara garis besar sumber lamaran pekerjaan didapat dari :
a.Sumber lowongan pekerjaan tanpa sumber tertentu
Lowongan tanpa sumber tertentu, mempunyai peluang yang kecil dibandingkan dengan sumber yang lain. Walalupun kecil, tetapi peluang tetap ada, karena itu cara coba–coba layak dijalankan, terutama bila lokasi perusahaan dekat tempat tinggal Anda. Bila Anda melihat ada perusahaan yang baru buka, cobalah untuk membuat lamaran, siapa tahu perusahaan tersebut membutuhkan tenaga dengan spesifikasi yang Anda punyai. Seringkali perusahaan mengambil kebijaksanaan dengan mengambil karyawan di lingkungannya dengan tujuan untuk menjalin hubungan baik dengan lingkungannya dan perhitungan karyawan dekat sehingga kemungkinan terlambat sedikit serta menghemat uang transportasi.

b.Sumber lowongan dari media tertentu
Sumber lowongan dari media tertentu biasanya berasal dari media massa seperti koran, majalah, radio atau bahkan televisi. Pertimbangan yang harus Anda perhitungkan benar apakah spesifikasi yang diperlukan sesuai dengan spesifikasi yang Anda miliki. Perhitungan tersebut perlu agar jangan sampai waktu, biaya, dan tenaga yang kita keluarkan terbuang percuma. Gunakan media yang pemasang iklan untuk melamar. Kirimkan lamaran Anda berdasarkan media yang diinginkan oleh pemasang iklan apakah alamat lengkap, web site, faksimile, atau telepon. Kecepatan Anda memberikan lamaran akan memberikan kredit poin lebih bagi Anda.
c.Sumber lowongan dari referensi pihak tertentu
Sumber lowongan dari referensi mempunyai peluang lebih besar daripada sumber yang lain karena sedikit banyak pemberi referensi membantu Anda. Peluang yang besar akan terbuang percuma bila Anda tidak memanfaatkannya dengan baik. Referensi dapat berasal dari kampus, famili, atau kenalan. Semakin dekat hubungan Anda dengan pemberi referensi, semakin besar pula peluang Anda untuk mendapatkan pekerjaan tersebut. Merupakan hal yang wajar bila pemberi refensi berfikir tentang kemampuan Anda karena pemberi referensi sedikit banyak punya ikatan moril dengan pihak yang direferensikan.
3.Pembuatan Surat Lamaran Pekerjaan
Sebelum kita membahas mengenai pembuatan surat lamaran pekerjaan, harus dipahami terlebih dahulu ciri–ciri surat lamaran yang baik. Surat lamaran yang baik sekurang–kurangnya mempunyai ciri–ciri :
a.Mempunyai bentuk yang menarik
Pengertian bentuk di sini adalah performance surat lamaran secara keseluruhan, seperti pas foto berwarna, walaupun tidak diminta, tulisan tangan yang rapi, atau hasil ketikan yang bagus. Kekeliruan pembuatan surat lamaran yang sering terjadi adalah pelamar sering beranggapan bahwa surat lamaran harus ditulis tangan dengan tinta hitam dan ditulis di atas kertas folio bergaris. Surat lamaran tidak boleh ditik dengan kompuetr atau mesin tik. Itu adalah anggapan yang sangat keliru. Tulislah surat lamaran dengan komputer, cetaklah dengan printer yang terbaik yang dapat Anda lakukan. Dengan cara itu akan membuat lamaran Anda lebih menarik daripada lainnya.
b.Mempunyai bahasa yang baik
Bahasa yang baik di sini adalah bahasa formal karena lamaran merupakan salah satu surat dinas pribadi. Bila surat lamaran mencantumkan syarat dapat berkomunikasi dengan bahasa asing, Inggris, Mandarin, Jepang, atau lainnya, jika Anda mampu pergunakan lamaran dalam bahasa tersebut karena itu merupakan kredit point. Bila terpaksa karena kemampuan atau ketidakyakinan terpaksa menyadur, yakinlah bahwa Anda dapat menuliskannya kembali bila diminta.
c.Menggambarkan kemampuan pelamar
Di sinilah yang seringkali menimbulkan masalah. Sebagai bangsa timur dengan etika yang tinggi, menonjolkan kemampuan diri sering dipandang perbuatan yang tabu. Ketabuan tersebut juga masuk pada waktu melamar pekerjaan. Harap diingat pihak yang dituju dalam lamaran adalah orang–orang bisnis dengan keterusterangan dan tingkat kesibukan yang tinggi. Mereka hanya memandang yang tersurat dan seringkali kurang memperhatikan yang tersirat, karenanya kemukakan kemampuan yang Anda miliki tanpa meninggalkan kesan bahwa Anda sombong. Ingat Anda sedang melamar pekerjaan. Malamar sama saja dengan merayu dalam kehidupan nyata.
d.Tepat pada sasaran
Yang dimaskud dengan tepat sasaran adalah tepat kepada siapa lamaran ditujukan. Pengertian tepat di sini adalah pihak yang dituju. Diutamakan Anda mencantumkan nama dan gelar lengkap, nama jabatan, serta nama perusahaan berikut alamatnya. Tetapi, sering kali kita tidak mendapatkan hal itu, untuk alamat dalamnya cukup kita cantumkan Bapak / Ibu Kepala Bagian Personalia, HRD ( Human Resource Development ). dan sejenisnya.
Sedangkan hal–hal yang harus dicantumkan dalam surat lamaran pekerjaan agar tercapai tujuan pembuatannya di antaranya :
a.Menyebutkan sumber lamaran,
Sumber lamaran dapat media massa ( bila sumbernya ini cantumkan nama media massa dan edisi terbitnya ), informasi di kampus, atau referensi ( tanyakan terlebih dahulu kepada pemberi referensi, bila tidak bersedia cukup cantumkan “ Berdasrkan informasi dari salah seorang rekan, famili, perusahaan yang Bapak / Ibu pimpin memerlukan tenaga …. ).
b.Identifikasi diri lengkap dari pelamar,
Identitas diri dari pelamar meliputi nama, alamat, nomor telepon, hand phone, atau alat bantu komunikasi lainnya. Identitas diri dari pelamar harus memudahkan pihak perusahaan menghubungi pelamar.
c.Posisi yang dikehendaki,
Pencantum posisi yang dikehendaki ditulis untuk memudahkan sortir bagi bagian personalia. Seringkali perusahaan mensyaratkan penulisan kode tertentu di amplop lamaran. Kode dibuat karena posisi yang ada tidak hanya satu posisi saja. Kode tersebut dicantumkan dengan maksud penyortiran. Hampir dipastikan tidak dituliskannya kode akan membuat lamaran disisihkan, karena bisa saja yang menangani lamaran untuk masing–masing posisi berbeda.
d.Riwayat pendidikan,
Riwayat pendidikan ditulis dari pendidikan yang paling rendah menuju pendidikan tertinggi atau sebaliknya. Cantumkan tahun mulai masuk sampai selesai. Selisih antara tahun menunjukkan berapa lama pelamar menyelesaikan suatu jenjang pendidikan.
e.Riwayat pekerjaan ( bila ada )
Sama dengan riwayat pendidikan, bila Anda pernah bekerja sebelumnya, cantumkan riwayat pekerjaan Anda dari terlama sampai terbaru atau sebaliknya. Cantumkan pula alasan mengapa berhenti. Ingat, semakin banyak pengalaman bukan berarti catatan pegawai semakin bagus, bahkan mungkin sebnaliknya karena selalu berganti–ganti pekerjaan dalam waktu relatif singkat menunjukkan seorang pelamar bersifat pembosan .
f.Kemampuan lain yang dimiliki ( bila ada )
Kemampuan lain dapat berupa kemampuan olahraga, pengalaman berorganisasi, atau keahlian lain yang dipandang menambah kredit point pelamar. Kemampuan berolahraga memang tidak berhubungan langsung dengan produktivitas kerja. Tetapi seringkali sebuah perusahaan mempunyai klub olahraga tertentu sebagai media promosi perusahaan. Pada perusahaan seperti itu, pencantuman prestasi olahraga dapat menimbulkan nilai positif.
g.Referensi ( bila ada dan Anda memandang pihak pemberi referensi mempunyai pengaruh terhadap pengambilan keputusan )
Sebelum seorang pelamar menulis seorang pihak atau lembaga sebagai referens, ada beberapa hal yang harus diyakinkan. Kemungkinan isi referens yang diberikan. Kedua, pengaruh kredibilitas pemberi referensi terhadap pengaruh pengambilan keputusan. Bila Anda merasa yakin kedua–duanya mempunyai nilai positif, baru referensi diberikan.
Poin d, e, f, dan g pada uraian di atas biasanya dicantumkan dalam daftar riwayat hidup ( curriculum vitae ). Ada dua penulisan dalam daftar riwayat hidup pada seluruh lamaran. Cara pertama adalah dengan mencantumkan bersama surat lamaran, sementara cara kedua adalah dengan mencantumkan dalam lembar tersendiri. Pencantuman tersendiri biasanya lebih dipilih karena pihak penyeleksi seringkali hanya melihat daftar riwayat hidup karena lebih ringkas. Secara aturan memang tidak benar, tetapi dalam praktek sering dilakukan karena dalam daftar riwayat hiduplah digambarkan kemampuan pelamar secara lengkap.
Contoh Kasus :
Di Harian Kompas, edisi 15 Juni 2009 tercantum iklan lowongan pekerjaan :
Dicari seorang staf personalia, umur 20 – 25 tahun, energik, mampu bekerja dengan tim. Pendidikan serendah–rendahnya DIII, menguasai komputer, dan bahasa Inggris minimum pasif, dan menguasai peraturan ketenagakerjaan. Kemampuan berbahasa Jepang diutamakan. Bersedia ditempatkan di Jakarta, Lampung, dan Batam. Alamatkan surat lamaran Anda ke P O BOX 3577, Jakarta 12560 selambat–lambatnya dua minggu setelah iklan ini. Cantumkan kode SP di pojok kiri lamaran.
Dari hal tersebut hal seharusnya pelamar lakukan di antaranya :
1.Paling baik pelamar menulis surat lamaran dalam bahas Jepang, bila tidak dapat baru bahasa Inggris. Penulisan lamaran dalam bahasa Indonesia karena perkuliahan kita membahas korespondensi bahasa Indonesia. Ingat dalam iklan seperti tersebut di atas menulis surat dalam bahasa Indonesia membuat kredit poin Anda bernilai minus.
2.Cantumkan pemahaman pelamar menganai ketenagkerjaan. Cantumkan pengalaman menangani permasalahn sejenis, atau mata kuliah yang berhubungan dengan hal itu, dan kemauan untuk belajar.
3.Cantumkan kode SP di pojok kiri amplop surat lamaran.
4.Merupakan nilai positif bila pelamar mencantumkan pilihan lokasi dari berbagai alternatif yang ada beserta alasannya. Penulisan alasan dengan maksud memberikan nilai positif.
5.Mengirimkan surat lamaran secepatnya, pilihan media penyampaian yang paling cepat seperti kilat pos khusus, dan sejenisnya. Yakinkan bahwa surat sampai ke pihak perusahaan tidak sampai dua minggu setelah iklan dimuat.
Contoh daftar riwayat hidup :
Daftar Riwayat Hidup
Yang bertanda tangan di bawah ini , saya :
Nama : Yunita Septiani
Tempat / tgl. lahir : Jakarta, 11 Januari 1979
Alamat : Jln. Cemara No. 15, Komplek. Wisma Ratu,
Jati Makmur, Pondok Gede, Bekasi 17423
Telepon : 021.849-2299
Umur : 20 tahun
Status : Belum menikah
Agama : Islam
Menerangkan dengan sesngguhnya, bahwa :
A.Riwayat Pendidikan :
1997 – 1999 Lembaga Pendidikan dan Pengembangan Profesi ( LP3I ), Jakarta. Jurusan Senior Office Management.
1993 – 1996 SMA Negeri 81, Jakarta Timur, Jurusan Ilmu Pengetahuan Sosial.
1990 – 1993 SMP Negeri 222, Ceger, Jakarta Timur.
1984 – 1990 SD Negeri 34 Petang, Lubang Buaya, Jakarta Timur.
B.Pengalaman Kerja :
1996 – 1997 Bekerja Sebagai Staf Administrasi Personalia PT. kencanaWungu, Jln. A. Yani No. 15, Bekasi, Telp 889-4577, berhenti karena ingin melanjutkan studi.
C.Pengalaman Berorganisasi :
1994 – 1995 Ketua OSIS di SMA Negeri 81, Jakarta
D.Catatan Lain :
1. Referensi Bapak Nico Hermanto, Manajer Personalia PT Kencana Wungu, Jln. A. Yani No.15, Bekasi, Telp 889-4577.
2. Melihat pilihan tempat yang Bapak / Ibu berikan, saya bersedia ditempatkan di pilihan tempat yang Bapak/Ibu berikan, tetapi bila diperkenankan memilih, saya memilih di Batam karena banyak famili bekerja di sana.
Demikian Daftar Riwayat Hidup ini saya buat dengan sebenarnya, agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, 15 Juni 2009
Yang menyatakan,
Zuldin Fitrianto
Contoh surat lamaran pekerjaan yang bersumber dari informasi teman, saudara atau relasi :
Denpasar, 26 Juni 2009
Yth. Manager Personalia Grand Hyatt Hotel
Jalan M.H. Thamrin Kav 2 – 4
Jakarta Pusat
Hal : Permohonan Kerja sebagai Junior Secretary
Dengan hormat,
Berdasarkan inforamsi yang saya terima dari salah seorang teman, bahwa di Grand Hyatt Hotel sedang membutuhkan beberapa tenaga kerja untuk beberapa bagian. Oleh karena itu saya sangat tertarik dan bermaksud mengajukan permohoan kerja sebagai Junior Secretary.
Adapun kualifikasi tentang diri saya adalah sebagai berikut :
Nama : PRIYANKA HANUM VIACENZA
Tempat dan tanggal lahir : Denpasar, 26 Juni 1980
Alamat : Jalan Untung Suropati No. 13 RT. 018 RW. 05,
Bandulu Denpasar, Bali 23463 Telepon : 543980
Pendidikan Terakhir : Diploma II Sekretaris, LP3I Denpasar
Sebagai bahan informasi Bapak, bahwa saya telah menguasai bahasa Inggris, baik oral maupun written dan menguasai satu bahasa asing lainnya yakni bahasa Spanyol dan menguasai pengoperasian komputer Windows 2007, excel dan power point serta pernah magang kerja selama 6 ( enam ) bulan di Nusa Dua Beach sebagai junior secretary.
Bersama surat permohonan kerja ini, saya lampirkan berkas–berkas yang bersesuaian dengan posisi yang saya lamar sebagai bahan pertimbangan Bapak.
Saya sangat mengharap kabar baik selanjutnya dari perusahaan Bapak dan bila perlu saya siap untuk ditest dan diwawancara, terima kasih.
Hormat saya,
Priyanka Hanum Viacenza
Pelamar
Contoh surat lamaran pekerjaan yang bersumber dari iklan tenaga kerja :
15 Juni 2009
Yth. Bapak / Ibu Manager Personalia
P.O.BOX 3577, Jkt 12560
Jakarta
Hal : Lamaran Pekerjaan
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya :
Nama : Yunita Septiani
Tempat / tgl. lahir : Jakarta, 11 Jnauari 1979
Alamat : Jln. Cemara No. 15, Komplek. Wisma Ratu,
Jati Makmur, Pondok Gede, Bekasi 17423
Telepon : 8492299
Berdasrkan iklan yang Bapak / Ibu pasang di Harian Kompas, edisi 15 Juni 2009. perusahaan yang Bapak / Ibu pimpin membutuhkan tenaga staf personalia. Sehubungan dengan hal tersebut, bila persyaratan yang Bapak / Ibu syaratkan dapat saya penuhi, saya bermaksud mengisi lowongan pekerjaan tersebut.
Bersama surat ini saya lampirkan Daftar Riwayat Hidup dan berkas–berkas lain yang mungkin dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan Bapak / Ibu dalam mengambil keputusan. Besar harapan saya untuk dapat bekerja di perusahaan yang Bapak / Ibu pimpin, dan atas perhatian yang Bapak / Ibu berikan, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Zuldin Fitrianto
CONTOH SURAT RESMI
Contoh Surat Resmi
SEKOLAH DASAR NEGERI I KEBUMEN
JALAN PEMUDA NO. 94 KEBUMEN
NO. TELP. (0287) 385591
No                 : 04 / SD -01 / 11 / 2010                      6  Februari 2010
Lampiran       : 1 (satu)
Perihal           : Undangan
Yth
Orang tua siswa-sisiwi kelas VI
SDN I Kebumen
Dengan hormat
Untuk meningkatkan pengetahuan siswa dalam bidang pertanian dan pelajaran IPA, kami bermaksud mengadakan kegiatan wisata ilmiah. Kegiatan tersebut merupakan kunjungan ke laboratorium  IPB. Adapun kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada
Hari, tanggal : Sabtu, 21 Februri 2010
Pukul             : 08.00 s.d. 16.30
Tempat          : Laboratorium Pertanian Bogor
Jalan Darmaga Raya, Bogor
Dengan undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian bapak ibu, kami ucapkan terima kasih.
Kebumen, 6 Februari 2010
Kepala Sekolah
SDN 1 Kebumen
Ttd
Umi Kulsum, S.Pd.



baroedakxiiap.blogspot.com

Administrasi Perkantoran

2.       Tujuan kantor

Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman

3.       Fungsi kantor

a.       Menerima informasi

b.      Merekam informasi

c.       Mengatur informasi

d.      Memberi informasi

e.      Melindungi aset/harta

B.      Pengertian Administrasi Perkantoran

1.       William Spriegel dan Ernest Davies

Dalam buku “Principles of Business Organization and Operation”, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan

2.       George R. Terry

Dalam buku”Office Management and Control”, manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan

3.       Arthur Granger

Dalam buku “National Office Management Association Report”, manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

4.       William Leffingwell dan Edwin Robinson

Dalam buku”Textbook of Office Management, manajemen kantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan.

5.       W. H Evans

Dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi

6.       Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi

C.      Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

1.       Kegiatan Kantor

a.       Perencanaan perkantoran (office planning)

1)      Perencanaan gedung

2)      Tata ruang kantor

3)      Penerangan/cahaya

4)      Ventilasi

5)      Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6)      Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

7)      Anggaran (budgeting) perkantoran

8)      Standar kualitas kerja

9)      Sistem informasi dan telekomunikasi

b.      Pengorganisasian perkantoran (office organizing)

1)      Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan

2)      Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan

3)      Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

c.       Pengarahan perkantoran (office actuating)

1)      Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan

2)      Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

3)      Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan

4)      Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi

5)      Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar

6)      Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan

d.      Pengawasan perkantoran (office controlling)

1)      Penggunaan peralatan dan perabot kantor

2)      Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3)      Kualitas pekerjaan kantor

4)      Pelayanan kantor

5)      Waktu

6)      Biaya perkantoran

2.       Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

a.       Lokasi kantor

Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:

1)      Faktor keamanan

2)      Faktor lingkungan

3)      Faktor harga

b.      Gedung

Faktor yang perlu diperhatikan:

1)      Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

2)      Memiliki fasilitas yang memadai

3)      Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)

c.       Peralatan

1)      Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll

2)      Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya

d.      Interior

Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor

e.      Mesin-mesin kantor

Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor

MODUL 2
MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR

A.      Pengertian Organisasi

1.       Asal kata dari bahasa yunani, “Organon”. Dalam bahasa latin “Organum”artinya alat, bagian, anggota atau badan

2.       KBBI = Adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.

3.       James D. Mooney (Dalam buku The Principles  of Organization) adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.

4.       Chester I. Barnard (Buku The Functions of The Executive) adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

5.       J. Willian Schulze, adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.

6.       Kamus administrasi, adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Kesimpulan dari definisi, ciri-ciri organisasi sebagai berikut:

1.       Terdapat sekelompok orang (dua atau lebih)

2.       Ada kerja sama

3.       Ada tujuan bersama

B.      Prinsip-Prinsip Organisasi

1.       Prinsip perumusan tujuan

2.       Pembagian kerja

3.       Pendelegasian kekuasaan/wewenang

4.       Tingkat pengawasan

5.       Rentang manajemen

6.       Kesatuan perintah

7.       Koordinasi

C.      Bentuk-Bentuk Organisasi

Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung jawabnya dibagi menjadi 3 macam:

1.       Organisasi Garis/Lini

Ciri-ciri:

-          Organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat-tingkat jenjang yang diperlukan

-          Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung kepada para pemimpin unit pada tata jenjang organisasi

-          Masing-masing unit memegang wewenang dan tanggung jawab penuh

-          Semua karyawan menerima instruksi dan petunjuk langsung dari pimpinan unit

-          Lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan tegak lurus dan vertikal melalui saluran tunggal

Kelebihan:

-          Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu tangan

-          Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat

-          Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal

Kekurangan:

-          Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh organisasi tersebut.

-          Pimpinan lebih cenderung otoriter

-          Karyawan lebih sulit berkembang

A.      Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor

a.       Menghimpun

Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya.

b.      Mencatat

Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media

c.       Menggandakan

Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph

d.      Mengirim

Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan informasi

e.      Menyimpan

Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan menyusun buku di perpustakaan

f.        Melakukan komunikasi

Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference

g.       Menghitung

Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana dan prasarana

h.      Pekerjaan lainnya

Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor

Menurut George R. Terry, , persentase pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah :

1.       Typing                    : 24,6%

2.       Calculating            : 19,5%

3.       Checking               : 12,3%

4.       Filling                      : 10,2%

5.       Telephoning        :  8,8%

6.       Duplicating           :  6,4%

7.       Mailing                   :  5,5%

8.       Other                      : 12,7%

Total                        : 100%

B.      Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

1.       Bersifat pelayanan

2.       Terbuka dan luas

3.       Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

C.      Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor

1.       Surat

Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.

Kegunaan surat:

-          Sebagai alat komunikasi secara tertulis

-          Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan

-          Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik

-          Dapat menjadi nilai historis

-          Sebagai duta organisasi

-          Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan

Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat

-          Gunakan kertas yang baik, HVS ukuran A4 untuk perusahaan swasta dan ukuran folio (F4) untuk pemerintahan

-          Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk yang dipilih

-          Bahasa harus dibuat dengan baeik, lugas, jelas, padat dan tidak bertele-tele

-          Gunakan bahasa indonesia yang baik dan benar

2.       Laporan

Adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis. Didalam laporan terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data.

1)      Fungsi laporan:

-          Sebagai bahan pertanggungjawaban

-          Alat menyampaikan informasi

-          Alat pengawasan

-          Bahan penilaian

-          Bahan pengambilan keputusan

2)      Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:

-          Harus jelas dan cermat

-          Mengandung kebenaran dan objektifitas

-          Lengkap

-          Tegas dan konsisten

-          Langsung mengenai sasaran

-          Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat

-          Disertai dengan saran-saran

-          Tepat waktu

3)      Jenis-jenis laporan:

a.       Laporan berdasarkan waktu

-          Laporan berkala à laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan). Contoh : laporan kehadiran karyawan setiap bulan.

-          Laporan insidental à laporan yang dibuat apabila diperlukan

b.      Laporan berdasarkan bentuk

-          Laporan berbentuk surat à laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat, isinya antara satu sampai empat halaman. Contoh: laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu sekolah

-          Laporan berbentuk naskah à laporan disampaikan dalam bentuk naskah, baik naskah pendek maupun panjang. Contoh: laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.

-          Laporan berbentuk memo à laporan yang ditulis menggunakan memo. Umumnya isi laporan pendek, untuk keperluan intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.

c.       Laporan berdasarkan penyampaian

-          Laporan lisan à laporan yang disampaikan secara langsung

-          Laporan tertulis à contoh: surat, naskah dan memo

-          Laporan visual à laporan yang disampaikan melalui penglihatan. Contoh: disampaikan melalui media presentasi (power point)

d.       Laporan berdasarkan sifat

-          Laporan biasa à laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga jika laporan terbaca orang lain tidak menimbulkan dampak negatif

-          Laporan penting à laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya.

e.      Laporan berdasarkan isinya

-          Laporan informatif à laporan yang isinya hanya berisi informasi saja

-          Laporan rekomendasi à laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut

-          Laporan analisa à laporan yang isinya berupa hasil analisa secara mendalam

-          Laporan kelayakan à laporan yang isinya berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik

-          Laporan pertanggungjawaban à laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut.

4)      Langkah-langkah membuat laporan

-          Menentukan masalah yang akan dilaporkan

-          Mengumpulkan bahan, data dan fakta

-          Mengklasifikasi data

-          Mengevaluasi dan mengolah data

-          Membuat kerangka laporan

Kerangka laporan terdiri dari:

a.       Pendahuluan

-          Maksud dan tujuan penulisan laporan

-          Masalah pokok yang dilaporkan

-          Sistematika laporan

b.      Batang tubuh

-          Data dan fakta pelaksanaan kegiatan

-          Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan

-          Masalah yang terjadi

-          Pembahasan masalah

c.       Penutup

-          Kesimpulan, dan

-          Saran

3.       Formulir

Adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang tidak tetap

a.       Keuntungan membuat formulir

1)      Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas

2)      Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

3)      Adanya keseragaman

4)      Mengurangi kegiatan foto kopi

b.      Fungsi formulir

1)      Mencari suatu keterangan

2)      Menghimpun data yang sama

3)      Menyampaikan informasi yang sama

4)      Sebagai bukti fisik

5)      Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja

c.       Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir

1)      Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas

2)      Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir

3)      Ada standarisasi dalam pembuatan formulir

4)      Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis

5)      Dibuat secara sederhana

6)      Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang kosong yang cukup

7)      Harus ada judul nama formulir

8)      Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan

9)      Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor

10)   Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang

4.       Berbagai macam dokumen tertulis

Dokumen tertulis lain: tabel, peta, grafik, gambar, buku atau paper

Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau kegiatan memberikan informasi secara langsung

5.       Arsip

Merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.

MODUL 4
MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN

A.      Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Kantor

Pengertian sarana menurut KBBI, adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan; alat

Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek)

1.       Peralatan/Perlengkapan Kantor (Offiece Supplies)

Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat, dan lebih baik.

a.       Peralatan/perlengkapan dilihat dari bentuknya

1)      Berbentuk lembaran

2)      Berbentuk non lembaran

3)      Berbentuk buku

b.      Peralatan/perlengkapan dilihat dari penggunaannya

1)      Barang habis pakai

2)      Barang tidak habis pakai

2.       Mesin-Mesin Kantor (Office Machine)

3.       Mesin Komunikasi Kantor

4.       Perabot Kantor (Office Furniture)

5.       Interior Kantor (Office Arrangement)

6.       Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

Definisi ruang kantor:

1.       Drs. The Liang Gie, dalam buku administrasi perkantoran modern, adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawan

2.       Littlefield dan Peterson, dalam buku Modern Office Management, tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan alat perlengkapan [ada luas ruang yang tersedia

a.       Tujuan tata ruang

1)      Memberikan kenyamanan kepada karyawan

2)      Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal, sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna

3)      Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja

4)      Memudahkan dalam pengawasan

5)      Memudahkan dalam pemberian pelayanan

6)      Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja

7)      Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi

8)      Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi

9)      Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu perusahaan

b.      Bentuk-bentuk tata ruang kantor

1)      Ruang kantor terbuka

Adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok ataupun penyekat dari kayu

a)      Keuntungan

-          Mudah merubah ruangan

-          Mudah dalam berkomunikasi

-          Mudah dalam pengawasan

-          Menghemat penggunaan

-          Memudahkan penempatan, penggunaan dan perawatan peralatan kerja

-          Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar, sehingga suasana lebih segar

b)      Kerugian

-          Sulit melakukan pekerjaan rahasia

-          Kebisingan akan membuat konsentrasi kerja terganggu

-          Karyawan kurang leluasa dalam hal menyangkut pribadi

2)      Ruang kantor tertutup

Ruangan dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu

a)      Keuntungan

-          Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga

-          Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang, karena terhindar dari kebisingan

-          Karyawan lebih leluasa dalam bekerja

b)      Kerugian

-          Pengawasan lebih sulit karena terhalang oleh penyekat

-          Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.

-          Perubahan tempat lebih sulit dilakukan

3)      Ruang kantor semi tertutup

Ruangan yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

a)      Keuntungan: menjaga privasi kerja

b)      Kerugian: perubahan tempat lebih sulit dilakukan

c.       Pedoman pembuatan tata ruang kantor

1)      Asas-asas tata ruang kantor

a)      Asas jarak terpendek

b)      Asas rangkaian kerja

c)       Asas penggunaan seluruh ruangan

d)      Asas integrasi kegiatan

e)      Asas perubahan susunan tempat kerja

f)       Asas keamanan dan kepuasan karyawan

2)      Prinsip-prinsip tata ruang kantor

a)      Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan ditempatkan berdekatan

b)      Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus

c)       Alur kerja harus sederhana

d)      Perlengkapan kantor diletakan dekat karyawan yang menggunakannya

e)      Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang sama

f)       Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung

g)      Jika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat, sebaiknya ditempatkan di bagian terdepan

h)      Jika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan, sebaiknya dijauhkan dari bagian-bagian yang lain dan ditempatkan dekat jendela

3)      Faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor

a)      Sistem pencahayaan/penerangan

Ada empat jenis pencahayaan:

·         Natural lighting= sinar matahari

·         Task lighting

·         Ambient lighting= lampu-lampu langit-langit

·         Accent lighting=daerah-daerah tertentu

Sistem pencahayaan/penerangan ada empat:

·         Penerangan direct

·         Penerangan semi direct

·         Penerangan indirect

·         Penerangan semi indirect

b)      Sistem warna

Menurut Darul Amin Jemmy, warna-warna yang lembut akan cocok dengan suasana kerja, diantaranya: abu-abu cerah, krem, warna gading (broken white), dan warna lainnya yang memiliki tingkat pantul cahaya yang dianjurkan.

Macam-macam warna:

·         Warna primer: merah, biru, kuning

·         Warna sekunder: warna yang dihasilkan dari campuran warna primer

·         Warna tersier: campuran dari warna primer dan sekunder

Arti warna dan efek psikologis:

·         Merah:berani, sensual, merah

·         Kuning: kehangatan, bercahaya dan cerah

·         Hijau: alami

·         Biru: harmonis, tenang, lapang

·         Putih: orisinal, ringan, polos, tenteram, nyaman, terang

·         Merah muda: ceria, romantis

·         Oranye: bersahabat, hampir sama dengan merah, dll

Pertimbangan dalam memilih warna ruang:

·         Ukuran ruang

·         Lokasi bangunan

·         Lokasi ruangan

·         Tipe ruang

·         Bentuk ruang

·         Tinggi ruang

Keuntungan penggunaan warna yang sesuai

·         Kantor lebih menarik dan menyenangkan

·         Ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang berlebihan

·         Karyawan dapat bekerja lebih semangat, tenang, dan gembira

·         Produktivitas kerja karyawan akan meningkat

·         Karyawan merasa lebih lega dan rasa tertekan dapat berkurang

·         Dapat meningkatkan citra yang baik bagi perusahaan

c)       Sistem pengaturan udara ruangan

Prof. Sutarman, seorang Guru Besar Fisiologi Fakultas Kedoktera UI menyatakan “beban panas yang berlebihan dapat menurunkan prestasi kerja”. Suhu udara untuk kondisi bekerj dengan nyaman adalah 25,6⁰C.

Cara mengatasi udara yang panas dan lembab, yaitu:

-          Ruangan kantor menggunakan AC yang dapat mengatur suhu secara otomatis

-          Membuat ventilasi (lubang udara) yang cukup

-          Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang

Keuntungan pengaturan udara yang tepat dan baik:

-          Karyawan lebih nyaman dalam bekerja

-          Semangat kerja karyawan dapat meningkat

-          Kesehatan karyawan lebih terpelihara

-          Produktivitas kerja lebih meningkat

-          Kualitas kerja menjadi lebih baik

-          Memberi kesan yang baik kepada tamu

d)      Sistem penataan suara

Suasana yang diperlukan dalam bekerja adalah tenang terutama yang membutuhkan konsentrasi. Tapi jika gaduh dapat menimbulkan produktivitas menurun.

Berikut hal yang ditimbulkan akibat suara gaduh:

-          Konsentrasi karyawan terganggu

-          Semangat kerja karyawan menuru

-          Dapat terjadi gangguan mental/saraf karyawan

-          Karyawan tambah lelah

-          Kesalahan kerja banyak terjadi

-          Produktivitas kerja rendah

Cara mengurangi tingkat kebisingan:

-          Ruangan diberi penyadap suara

-          Di bawah mesin tik diberi alas karet. Sehingga suaranya dapat diredam

-          Pengadaan printer usahakan tidak terlalu bersuara (laser)

-          Gerakan disiplin karyawan harus mendapat perhatian

-          Tempat pesawat telepon usahakan di tempat khusus

B.      Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor

Kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana kantor meliputi: pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, inventarisasi, dan laporan sarana dan prasarana.

1.       Pengadaan

Adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang pelaksanaan tugas.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor:

·         Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana

·         Tentukan jenis, kuantitas dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan

·         Sediakan dan gunaka sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional

·         Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana

·         Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana

·         Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku

Spesifikasi barang yang perlu direncanakan:

a.       Barang habis pakai

Kegiatan perencanaan barang habis pakai:

1)      Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan

2)      Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang

3)      Menyusun rencana pengadaan barang

b.      Barang tak habis pakai

1)      Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada

2)      Memperkirakan biaya perlengkapan

3)      Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia

4)      Menyusun rencana pengadaan tahunan

c.       Barang tidak bergerak

1)      Tanah

Perencanaan tanah sebagai berikut;

a)      Menyusun rencana pengadaan tanah

b)      Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah

c)       Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan

d)      Mengadakan survei harga dilokasi

e)      Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun pusat, dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survey

2)       Bangunan

Perencanaan bangunan meliputi:

a)      Mengadakan survei tentang keperluan bangunan

b)      Mengadakan perhitungan luas bangunan

c)       Menyusun rencana anggaran biaya

d)      Menyusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan dengan memperhatikan skala prioritas

Langkah-langkah dalam pengadaan barang atau bahan kantor;

a.       Bagian yang membutuhkan barang membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke bagian gudang

b.      Petugas gudang memeriksa persediaan atau stok barang di gudang

c.       Surat diserahkan ke bendahara. Kemudian, bendahara akan memeriksa kebutuhan barang/bahan kantor

d.      Selanjutnya meminta persetujuan kepada pimpinan/kepala

e.      Sebelum barang diterima, barang tersebut diperiksa atau diuji (kuantitas dan kualitasnya)

f.        Sesudah dicatat barang-barang disimpa di gudang untuk didistribusikan ke unit yang membutuhkan

2.       Penyimpanan

Adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan

a.       Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor:

1)      Agar barang tidak cepat rusak

2)      Agar tidak terjadi kehilangan barang

3)      Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari

4)      Memudahkan dalam pengawasan

5)      Memudahkan dalam analisa

b.      Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan:

1)      Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan

2)      Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentuka

3)      Sifat barang yang disimpan

4)      Sarana penyimpanan dan pemeliharaan

5)      Prosedur dan tata kerja

6)      Biaya yang disediakan

7)      Tenaga yang diperlukan

8)      Jangka waktu penyimpanan

c.       Cara penyimpanan barang/bahan kantor:

1)      Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merek dan satuan barang)

2)      Barang disimpan dalam keadaan bersih

3)      Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi

4)      Barang disimpan ditempat yang memadai

5)      Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari

6)      Barang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air

7)      Barang disimpan harus di ruangan yang dapat dikunci

8)      Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan

9)      Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam

3.       Pemeliharaan

Adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai

Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor;

·         Agar barang tidak mudah rusak karena hama/suhu/cuaca

·         Agar barang tidak mudah hilang

·         Agar barang tidak kadaluarsa

·         Agar barang tidak mudah susut

·         Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih

Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan berbagai cara:

a.       Pemeliharaan berdasarkan waktu

1)      Pemeliharaan sehari-hari

2)      Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu, seminggu sekali, sebulan sekali, dll)

b.      Pemeliharaan berdasarkan jenis barang

1)      Pemeliharaan barang bergerak: kendaraan bermoto, mesin kantor dan alat elektronik

2)      Pemeliharaan barang tidak bergerak: membersihkan debu-debu yang menempel pada alat, sebaiknya dilakukan setiap hari

Contoh kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana:

·         Sediakan kamper (kapur barus) untuk mencegah hama atau lakukan penyemprotan

·         Bersihkan sarana dan prasarana agar bebas dari debu

·         Sediakan alat pemadam kebakaran

·         Jangan menyimpan bahan bakar

·         Pasang pengumuman dilarang merokok

·         Gunakan sarana dan prasarana sesuai SOP (Standard Operating Procedure)

·         Pisahkan barang-barang yang rusak dan tidak rusak

·         Perbaiki barang-barang yang rusak

·         Simpan barang-barang dengan baik dan benar

·         Simpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula

·         Matikan listrik dan AC sebelum pulang kera

·         Tutup rapat laci dan lemari agar binatang kecil tidak mudah masuk

·         Tutup jendela ruangan sebelum pulang kerja

4.       Inventarisasi

Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana;

·         Agar peralatan tidak mudah hilang

·         Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan

·         Memudahkan dalam pengecekan barang

·         Memudahkan dalam pengawasan

·         Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang

Untuk memudahkan inventarisasi diperlukan buku-buku atau format pencatatan

a.       Buku induk inventaris

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor.

b.      Buku golongan barang inventaris

Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.

c.       Buku catatan barang noninventaris

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang noninventari (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor.

5.       Laporan sarana dan prasarana

Adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu. Laporan ini biasanya dibuat dalam jangka waktu tiga bulan, enam bulan atau satu tahun.

a.       Fungsi adanya laporan sarana dan prasarana

1)      Sebagai bahan pertanggungjawaban

2)      Sebagai pengendali persediaan

3)      Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang

4)      Sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan

b.      Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya dilampiri dengan beberapa bukti atau catatan pendukung, diantaranya:

1)      Bukti penerimaan barang

2)      Bukti pembelian barang

3)      Bukti pengeluaran barang

4)      Kartu barang

5)      Kartu persediaan

6)      Daftar inventaris

7)      Daftar rekapitulasi barang inventaris

c.       Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut;

1)      Memeriksa barang

2)      Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran

3)      Menghitung penerimaan dan pengadaan barang

4)      Menghitung pengeluaran barang

5)      Menghitung sisa persediaan

6)      Mencatat mutasi barang

7)      Melaporkan kepada atasan atau pimpinan

MODUL 5
MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN

A.      Pengertian Personil Kantor

Menurut KBBI, personil kantor adalah pegawai; anak buah; awak. Tentunya kita sering mendengarnya dengan istilah karyawan.

1.       Pegawai negeri: pegawai yang bekerja pada instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah

2.       Pegawai swasta: pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta/di luar instansi pemerintah dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut

3.       Pegawai tetap: pegawai yang sudah diangkat resmi memiliki status pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta

Jadi dapat disimpulkan bahwa personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan.

B.      Macam-Macam Personil Kantor

1.       Administrator atau petugas pelaksana administrasi

Adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

2.       Manajer

Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

3.       Staf atau pembantu ahli

Adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor

4.       Worker atau pegawai/pekerja

Adalah para karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor

C.      Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor

Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil, tergantung jenis dan besarnya suatu organisasi/kantor. Secara umum tugas dan tanggung jawab personil kantor sebagai berikut;

1.       Kepala kantor/pimpinan kantor/direktur kantor, bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan

2.       Administrasi bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan masuk

3.       Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas masuk

4.       Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat keluar

5.       Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor

D.      Perangkat Kerja Personil Kantor

Umumnya perangkat kerja yang dibutuhkan berupa meja/kursi kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas tulis, komputer, mesin tik, pesawat telepon, dan lain sebagainya.

Perangkat kerja yang dibutuhkan dalam membantu proses tugas-tugas admistrasi adalah komputer. Berikut beberapa kemudahan penggunaan komputer;

1.       Dengan microsoft word tidak perlu lagi repot-repot berulang kali mengetik surat

2.       Aplikasi spreedsheet pada microsoft exceel dapat memudahkan pengerjaan laporan keuangan

3.       Aplikasi data base

4.       Alat scanner

5.       Lokal area networking

6.       Email

E.       Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil Kantor

1.       Analisis jabatan

Menurut KBBI, adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan, perbuatan) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab musabab, duduk perkara

Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job specification), dan evaluasi pekerjaa (job evaluation)

Analisis jabatan berguna untuk:

a.       Perekrutan dan seleksi karyawan

b.      Kompensasi gaji karyawan

c.       Evaluasi jabatan

d.      Penilaian prestasi kerja karyawan

e.      Pelatihan (training)

f.        Promosi dan pemindahan karyawan

g.       Organisasi

h.      Memperkaya pekerjaan

i.         Penyederhanaan pekerjaan

j.        Penempatan karyawan

2.       Rekrutmen

Menurut KBBI, rekrutmen adalah pengerahan, masalah tenaga kerja. Rekrutmen adalah proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah.

a.       Penentuan dasar rekrutmen

Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan unuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi harus diuraikan secara jelas agar pelamar mengetahui kualifikasi apa saja yang dibutuhkan.

b.      Penentuan sumber-sumber rekrutmen

1)      Sumber internal

Adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara mutasi atau pemindahan karyawan yang memenui spesifikasi ke suatu bagian tertentu yang kosong atau untuk mengisi tugas baru

Keunggulan sumber internal:

a)      Meningkatkan kinerja dan kedisiplinan karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi

b)      Loyalitas karyawan menjadi besar/tinggi terhadap perusahaan

c)       Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu biaya untuk iklan

d)      Waktu perekrutan relatif singkat

Kelemahan sumber internal:

a)      Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru yang berada di luar perusahaan

b)      Kurang ada wibawa bagi karyawan yang dimutasikan

2)      Sumber eksternal

Adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi mengisi kerja yang diambil dari luar perusahaan, antara lain sebagai berikut:

a)      Pelamar datang sendiri

b)      Kantor dinas tenaga kerja

c)       Lembaga-lembaga pendidikan

d)      Pemuatan iklan/advertising

e)      Referensi seseorang/rekanan karyawan

f)       Mengambil dari perusahaan lain

g)      Nepotisme

Keunggulan sumber eksternal

a)      Kewibawaan karyawan yang diterima relatif baik

b)      Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru

Kelemahan sumber eksternal

a)      Kurang ada kesempatan bagi karyawan untuk promosi

b)      Biaya rekrutmen relatif besar karena ada biaya iklan dan biaya tahapan seleksi

c)       Waktu rekrutmen akan lama

d)      Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui

c.       Metode-metode rekrutmen

1)      Metode tertutup

Yaitu pelaksanaan rekrutmen di kalangan terbatas, hanya untuk karyawan atau orang-orang tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak, dengan demikian akan sulit memperoleh karyawan yang baik

2)      Metode terbuka

Yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di media massa. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan banyak lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik dan andal menjadi lebih besar

d.      Kendala-kendala rekrutmen

1)      Kebijakan perusahaan. Biasanya menyangkut gaji

2)      Persyaratan jabatan. Semakin banyak persyaratan yang dipenuhi semakin sedikit minat.

3)      Soliditas perusahaan. Besar kecilnya perusahaan dan soliditasnya

4)      Metode pelaksanaan rekrutmen. Sistem terbuka dan tertutup mempengaruhi minat pelamar

5)      Kondisi pasar tenaga kerja. Tinggi rendahnya tingkat penawaran tenaga kerja

6)      Kondisi lingkungan eksternal. Kondisi perekonomian dan banyak pesaing

3.       Seleksi

Menurut KBBI, seleksi adalah pemilihan (untuk mendapatkan yang terbaik); metode prosedur yang dipakai oleh bagian personalia ketika memilih orang untuk mengisi lowongan pekerjaan

Dalam melakukan seleksi harus memperhatikan hal-hal berikut:

·         Seleksi harus efisien dan efektif

·         Harus memperhatikan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku

·         Petugas seleksi harus cerdas dan jujur

·         Pengertian “orang yang tepat pada tempat yang tepat” harus diperhatikan dan diartikan secara dinami.      Langkah-langkah seleksi personil kantor

1)      Seleksi administratif

Biasanya dilihat dari kebenaran informasi surat lamaran

2)      Penarikan tenaga kerja

3)      Klasifikasi jabatan

4)      Tes dan wawancara

a)      Tes

Tujuan diadakan tes à untuk mengetahui tingkat kepandaian, kecakapan dan kepribadian pelamar/calon karyawan

Tes terdiri dari sebagai berikut:

·         Tes individuàtes kemampuan yang dilakukan secara perorangan, biasa dilakukan dengan praktik

·         Tes kelompokàtes kemampuan yang dilakukan secara bersama, biasa dilakukan dengan praktek atau tertulis

·         Tes intelegensiàtes untuk mengetahui tingkat kecerdasan

·         Tes minatàtes untuk mengetahui minat pelamar

·         Tes kepribadianàuntuk mengetahui kepribadian pelamar

·         Tes bakatàuntuk mengukur bakat pelamar

·         Tes kesehatanàtes untuk mengetahui kesehatan pelamar

b)      Wawancara

Tujuan wawancara:

·         Memastikan bahwa pelamar benar-benar berminat untuk bekerja

·         Memastikan kebenaran data tertulis pelamar

·         Memastikan pelamar yang dipilih adalah orang yang tepat

·         Memberikan informasi kepada pelamar tentang perusahaan

·         Ajang promosi bagi perusahaan

Umumnya ada dua jenis wawancara

·         Wawancara subjektif

Dalam wawancara ini terkadang masih terjadi unsur subjektivitas. Walau bagaimanapun pewawancara juga manusia biasa, kadang pewawancara cenderung melihat hal-hal negatif pada diri pelamar, ada rasa suka tidak suka, sehingga wawancara tidak berjalan secara objektif.

·         Wawancara objektif

Agar wawancara berlangsung secara objektif, harus memperhatikan hal-hal berikut:

-          Pewawancara bersikap netral, tidak berpihak pada salah satu pelamar, tidak membedakan suku bangsa dan agama pelamar.

-          Pewawancara adalah seorang ahli dan mempunyai pengetahuan umum yang baik serta pengetahuan yang luas tentang perusahaan.

-          Pewawancara sebaiknya menyimak dengan baik setiap jawaban pelamar dan tidak bersikap acuh tak acuh

-          Pewawancara sebaiknya mencatat semua hasil wawancara secara singkat, jelas dan sistematis.

-          Tempat wawancara sebaiknya di ruang tertutup dan diusahakan menciptakan suasana bersahabat, sehingga diharapkan pelamar bisa bebas mengemukakan pendapatnya.

5)      Penempatan personil kantor

Apabila proses seleksi telah selesai, pelamar yang diterima ditempatkan di suatu bagian tertentu.

Penempatan tidak hanya berlaku bagi karyawan baru tetapi berlaku pula bagi karyawan lama yang mengalami mutasi.

c.       Tujuan seleksi

Untuk memperoleh karyawan yang:

1)      Qualified dan profesional

2)      Jujur dan disiplin

3)      Inovatif dan bertanggung jawab

4)      Cakap dengan penempatan yang tepat

5)      Kreatif dan dinamis

6)      Berdedikasi tinggi

7)      Memenuhi syarat Undang-undang perburuhan

8)      Dapat bekerja sama

9)      Dapat bekerja mandiri

10)   Mudah berkembang

11)   Mempunyai budaya dan perilaku malu

d.      Cara-cara seleksi

1)      Nonilmiah

Yaitu seleksi yang dilakukan tidak berdasarkan kepada standar-standar kriteria atau spesifikasi kebutuhan akan pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan atau berdasarkan pengalaman saja.

Unsur-unsur yang diseleksi:

a)      Surat lamaran bermaterai atau tidak

b)      Ijazah terakhir sekolah formal dan ijazah dari kursus-kursus

c)       Surat keterangan pengalaman pekerjaan

d)      Surat referensi dari seseorang atau instansi sebagai bahan pertimbangan

e)      Wawancara tatap muka/langsung

f)       Penampilan secara fisik si pelamar (appearance)

g)      Garis keturunan si pelamar

h)      Bentuk tulisan si pelamar

2)      Ilmiah

Yaitu seleksi yang didasarkan kepada job specification akan kebutuhan pekerjaan dan jabatan yang harus segera diisi berdasarkan kriteria-kriteria tertentu.

Unsur-unsur seleksi ilmiah:

a)      Berorientasi kepada kebutuhan nyata karyawan baru

b)      Berorientasi kepada prestasi kerja

c)       Berpedoman pada metode kerja yang jelas dan sistematis

d)      Berdasarkan pada job analysis dan ilmu sosial lainnya

e)      Berpedoman pada undang-undang perburuhan

e.      Kualifikasi seleksi

Kualifikasi dasar seleksi biasanya meliputi:

1)      Umur

2)      Keahlian

3)      Pendidikan

4)      Kesehatan fisik

5)      Jenis kelamin

6)      Bakat

7)      Tampang/wajah

8)      Karakter

9)      Pengalaman kerja

10)   Kejujuran

11)   Kerja sama

12)   Kedisiplinan

13)   Inisiatif dan kreatif

f.        Tingkatan seleksi

Ada 3, yaitu:

1)      Seleksi tingkat pertama: mencakup semua tahapan seleksi sejak pembuatan surat lamaran sampai pelamar dinyatakan diterima

2)      Seleksi tingkat kedua: dilakukan pada karyawan dengan status masa percobaan, lama masa percobaan sekitar 3 bulan, 6 bulan atau 1 tahun

3)      Seleksi tingkat ketiga: dengan mengikuti tahapan pra jabatan, kemudian mereka akan dipromosikan menjadi karyawan tetap.

Secara umum langkah-langkah pengadaan personil kantor:

1)      Menetapkan perencanaan kepegawaian

2)      Menentukan penarikan karyawan dari sumber-suber tenaga kerja, baik intern maupun ekstern

3)      Membuat iklan lowongan kerja

4)      Menerima surat lamaran dari calon tenaga kerja

5)      Mengadakan seleksi atau penyaringan administratif

6)      Menentukan diterima atau tidaknya lamaran kerja yang masuk

7)      Menyiapkan segala perangkat seleksi ( seperti soal-soal, pedoman penilaian maupun standar kelulusan)

8)      Melakukan pemanggilan bagi calon karyawan yang memenuhi syarat untuk mengikuti tes/ujian

9)      Mengadakan seleksi karyawan, berupa tes lisan, tertulis, intelegensi, psikotes dan tes kesehatan jasmani.

10)   Memeriksa hasil tes dan menentukan rangking serta jumlah calon yang lulus.

11)   Memanggil calon karyawan yang lulus untuk mengikuti masa percobaan.

12)   Mengangangkat karyawan dengan surat keputusan, dalam status masa percobaan.

13)   Calon karyawan mengikuti orientasi masa percobaan

14)   Melakukan penilaian selama calon karyawan mengikuti masa orientasi

15)   Menentukan lulus tidaknya masa orientasi

16)   Membuat surat keputusan pengangkatan karyawan berstatus karyawan tetap

17)   Menempatkan karyawan pada jenjang jabatan tertentu dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai karyawan tetap

18)   Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap karyawan, agar para karyawan berkembang dan dapat bertahan bekerja

F.       Syarat-syarat personil kantor

1.       Persyaratan pengetahuan

Biasanya diukur dengan tingkat pendidikan formal

2.       Persyaratan ketrampilan

Menurut The Liang Gie, dalam buku administrasi perkantoran modern, seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja, apabila karyawan administrasi tersebut telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam pola kegiatan:

a.       Menghimpun

b.      Mencatat

c.       Mengolah

d.      Menggandakan

e.      Mengirim

f.        menyimpan

3.       Persyaratan kepribadian

Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat seseorang.ciri-ciri yang menyangku kepribadian:

·         Cara berbicara dan cara berjalan

·         Sikap badan pada saat duduk

·         Sikap luwes dan cara berbusana yang serasi disesuaikan dengan waktu dan acaranya

·         Sifat bersih dan rapi

·         Sifat yang berkaitan dengan menjaga kesehatan diri

·         Sifat yang berkaitan dengan kemampuan dari ketrampilan dalam bekerja

·         Sifat agamis yang berkaitan dengan segi kerohanian

Syarat kepribadian yang diperlukan seorang personil kantor:

a.       Loyalitas (kesetiaan terhadap perusahaan) sehingga tercipta “sense of belonging” atau rasa memiliki dan saling menjaga

b.      Tekun dan rajin

c.       Kesabaran

d.      Kerapian

e.      Dapat menyimpan rahasia

G.     Pelatihan dan pengembangan Personil Kantor

1.       Pengertian pelatihan dan pengembangan

a.       Menurut KBBI, pelatihan adalah proses, cara, perbuatan melatih.

b.      Adalah suatu kegiatan dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan personil karyawan kantor untuk melaksanakan pekerjaan tertentu

c.       Adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh perusahaan/instansi pemerintah atau swasta yang bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan, keahlian, ketrampilan dan mental personil kantor.

d.      Menurut intruksi presiden no. 15 tahun 1974 pelatihan adalah bagian pendidikan yang menyangkut proses belajar untuk memperoleh dan meningkatkan ketrampilan di luar sistem pendidikan yang berlaku dalam waktu relatif singkat dengan metode yang lebih mengutamakan praktik daripada teori.

Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bawah pelatihan adalah kegiatan peningkatan kemampuan dan keterampilan teknis karyawan untuk melaksanakan pekerjaan.

Menurut Wexley dan Yukl dalam buku Perilaku organisasi dan psikologi personali, pengembangan adalah peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas hubungan manusia (human relation) bagi karyawan tingkat menengah dan atas.

2.       Manfaat pelatihan

Untuk meningkatkan kualitas pengetahuan, bakat, dan ketrampila para personil kanor baik yang lama maupun yang baru. Manfaat pelatihan lainnya:

a.       Dapat meningkatkan kinerja personil/karyawan kantor

b.      Karyawan dapat berkembang dengan lebih cepat

c.       Memperbaiki cara kerja karyawan, sehingga dapat menyesuaikan dengan perkembangan organisasi

d.      Karyawan akan mampu bekerja dan melaksanakan tugas dengan baik, efisien dan efektif

e.      Karyawan diberi kesempatan untuk mengembangkan potensi diri

f.        Diharapkan mampu meningkatkan etos kerja karyawan dan meningkatkan produktivitas

3.       Jenis dan tujuan pelatihan

a.       Supervisory training

Adalah pelatihan yang bertujuan membantu perusahaan untuk membimbing para karyawan, dimana para peserta pelatihan ditugaskan sebagai instruktur untuk melatih karyawan

b.      Administrative training

Adalah pelatihan yang bertujuan memberikan pengetahuan tentang bagaimana mempraktikkan teknik-teknik kerja yang berhubungan dengan pekerjaan kantor

c.       Office method training

Adalah pelatihan yang bertujuan melatih karyawan tentang bagaimana cara-cara melakukan pekerjaan rutin, khususnya bidang kesekretariatan

d.      Refreshing training

Adalah pelatihan yang bertujuan melatih karyawan tentang pekerjaan yang sudah dimiliki oleh karyawan sebelumnya

                Tujuan pelatihan:

1)      Meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan karyawan

2)      Mengembangkan keahlian karyawan agar dapat bekerja secara efisien dan efektif

3)      Mengubah dan membentuk sikap karyawan

4)      Mengembangkan semangat, kesenangan, dan kemauan kerja karyawan

5)      Memudahkan pengawasan terhadap karyawan

4.       Prinsip-prinsip pelatihan

a.       Prinsip perbedaan individu (setiap individu memiliki kemampuan, tingkat pendidikan, minat dan pengalaman

b.      Prinsip pengembangan karyawan

5.       Komponen pelatihan dan pengembangan

a.       Sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan sasaran dan tujuan yang akan dicapai

b.      Materi pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan kemampuan peserta pelatihan

c.       Metode pelatihan harus memenuhi persyaratan yang telah ditentukan

d.      Para pelatih (trainers) harus memiliki kualifikasi yang memenuhi syarat

6.       Prinsip-prinsip perencanaan pelatihan dan pengembangan

Mc. Gehee (1979), merumuskan prinsip-prinsip pelatihan dan pengembangan sebagai berikut:

a.       Materi harus diberikan secara sistematis dan bertahap

b.      Tahapan-tahapan tersebut harus disesuaikan dengan tujuan yang hendak dicapai.

c.       Trainers/ pelatih harus mampu memotivasi dan menyebarkan respon yang berhubungan dengan serangkaian materi pelajaran

d.      Adanya penguat untuk membangkitkan respon positif dari peserta

e.      Menggunakan konsep shaping (pembentukan) perilaku

7.       Tahapan-tahapan penyusunan pelatihan dan pengembangan

a.       Menetapkan sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan

b.      Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan

c.       Menetapkan metode pelatihan dan pengembangan

d.      Menetapkan kriteria keberhasilan beserta alat ukurnya

e.      Melakukan percobaan (try out) dan melakukan revisi

f.        Mengevaluasi hasil pelatihan dan pengembangan

8.       Tujuan pelatihan dan pengembangan

a.       Meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja

b.      Meningkatkan ketetapan sumber daya manusia

c.       Meningkatkan sikap moral dan semangat kerja

d.      Meningkatkan rangsangan agar karyawan dapat berprestasi maksimal

e.      Meningkatkan penghayatan jiwa dan ideologi

f.        Meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja

g.       Meningkatkan perkembangan karyawan

h.      Menghindarkan keusangan

9.       Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pelatihan dan pengembangan

a.       Perbedaan masing-masing karyawan

b.      Hubungan dengan analisis jabatan

c.       Motivasi

d.      Partisipasi aktif

e.      Seleksi peserta pelatihan

f.        Metode pelatihan dan pengembangan

10.   Kebutuhan pelatihan dan pengembangan

Ernest J. Mc. Cormick dalam buku industri dan organisasi psikologi, kebutuhan terhadap program pelatihan dan pengembangan adalah bawah organisasi/perusahaan perlu melibatkan sumber daya (karyawannya) pada aktivitas pelatihan.

H.      Mutasi Personil Kantor

1.       Pengertian mutasi

Menurut KBBI, mutasi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain. Mutasi dapat dilakukan secara horizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun vertikal (promosi dan demosi)

Mutasi dilakukan karena:

a.       Atas keinginan perusahaan

Alasannya:

1)      Perusahaan tengah melakukan upaya untuk menjamin kelangsungan pekerjaan karyawan tersebut dan ingin menunjukkan bahwa karyawan tersebut dimutasi bukan karena hukuman

2)      Perusahaan ingin meyakinkan bawah karyawan tidak diberhentikan

3)      Dilakukan untuk penyegaran suasana kerja

b.      Atas keinginan sendiri

Alasan mutasi:

1)      Karyawan merasa sudah tidak sesuai lagi dengan keinginan dan kondisi fisiknya

2)      Karyawan yang bersangkutan merasa tidak bisa bekerja sama lagi dengan teman sekerjanya atau bahkan dengan atasannya

2.       Cara mutasi

a.       Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa)

Adalah pemindahan karyawan dari satu posisi / jabatan / tempat / pekerjaan ke posisi / jabatan / tempat / pekerjaan yang lain yang setara tanpa diikuti dengan kenaikan atau penurunan jabatan.

Manfaat rotasi/mutasi biasa:

1)      Untuk memenuhi kekurangan karyawan di bagian lain, sehingga tidak perlu mengambil tenaga kerja dari luar.

2)      Untuk memenuhi keinginan karyawan, disesuaikan dengan minat, keahlian, dan bidang tugas dan kemampuannya

3)      Untuk mengatasi rasa jenuh dan bosan karyawan terhadap pekerjaan, jabatan dan suasana tempat kerja

4)      Untuk memberikan motivasi kepada karyawan dalam mengembangkan kemampuannya

b.      Vertikal (promosi dan demosi)

1)      Promosi

a)      Pengertian promosi

Adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai dengan wewenang dan tanggung jawa yang lebih besar.

Promosi dapat juga diartikan sebagai:

·         Promosi adalah perubahan dalam kekuasaan, derajat, dan pangkat

·         Promosi adalah perubahan jabatan lama ke jabatan baru yang lebih tinggi tanggung jawab dan kekuasaannya

·         Promosi adalah kenaikan pangkat/jabatan/ yang disertai dengan kekuasaan dan tanggung jawab yang lebih besar daripada kekuasaan dan tanggung jawab sebelumnya

·         Promosi adalah kemajuan seorang karyawan dalam melaksanakan tugas, sehingga diberi tugas dan tanggung jawab yang lebih besar lagi dengan gaji yang lebih besar pula.

b)      Manfaat promosi

·         Untuk meningkatkan semangat dan gairah kerja karyawan

·         Untuk menciptakan persaingan yang sehat antar karyawan dalam melaksanakan tugas pekerjaan

·         Untuk membina jenjang karir karyawan

·         Untuk mengembangkan kemampuan karyawan

·         Untuk mengisi formasi jabatan tertentu dengan memanfaatkan sumber daya manusia dari dalam/internal perusahaan

·         Sebagai jaminan bagi karyawan, bahwa setiap karyawan akan diberi kesempatan untuk maju

c)       Syarat-syarat promosi

·         Ada formasi/lowongan jabatan, biasanya karena ada karyawan yang mengundurkan diri, pindah, pensiun, atau meninggal dunia

·         Karyawan yang bersangkutan sudah memenuhi syarat yang telah ditetapkan dalam analisis jabatan

·         Karyawan tersebut telah lulus seleksi

·         Karyawan mempunyai kemampuan/kecakapan untuk mengisi posisi/jabatan tersebut

·         Promosi harus dilakukan berdasarkan metode penilaian objektif

·         Kebijakan pelaksanaan program promosi harus terbuka dan disampaikan kepada seluruh karyawan

d)      Evaluasi promosi

Evaluasi dilakukan dengan membuat kuesioner (daftar pertanyaan) dan menjawabnya. Hal-hal yang perlu di evaluasi:

·         Apakah promosi juga diikuti kenaikan pangkat/jabatan?

·         Apakah promosi dibatasi hanya pada bagian yang ada lowongan jabatan atau pada lowongan jabatan di semua bagian?

·         Bagian/bidang apa saja yang akan menjadi persaingan?

·         Apakah promosi diperuntukkan bagi karyawan di bagian tertentu ssaja, atau di bagian-bagian lain dalam suatu perusahaan?

·         Apakah karyawan di luar perusahaan diperkenankan ikut bersaing dalam promosi jabatan?

·         Bagaimana sistem penilaian untuk menentukan kemampuan karyawan yang berhak mendapatkan promosi?

e)      Senioritas dalam promosi

Adalah kenaikan jabatan atau promosi yang diberikan atas dasar masa kerja karyawan. Artinya dalam pelaksanaan promosi, masa kerja atau lamanya karyawan bekerja lebih diutamakan atau karyawan yang telah lama bekerja mendapat prioritas utama dalam memperoleh promosi jabatan.

Sistem senioritas ini bertujuan agar karyawan tidak pindah dan tetap bekerja pada suatu perusahaan

f)       Mempersiapkan calon yang akan dipromosikan

Sebelum promosi jabatan, sebaiknya pihak manajemen mempersiapkan terlebih dahulu dengan melakukan pengaderan karyawan, karena melalui pengaderan:

·         Karyawan diberi kesempatan untuk mempersiapkan diri dalam hal kemampuan, kecakapan maupun mental dengan sebaik-baiknya

·         Diharapkan dapat membentuk watak dan sikap karyawan, sebelum karyawan tersebut menduduki jabatan yang baru

·         Dapat menciptakan loyalitas yang tinggi, disiplin, dan semangat kerja bagi karyawan yang akan dipromosikan

·         Diharapkan karyawan yang dipromosikan dapat meraih keberhasilan dalam melaksanakan tugasnya

g)      Pengaruh-pengaruh dalam melaksanakan promosi

·         Berpengaruh positif, apabila dilaksanakan secara objektif melalui persaingan yang sehat.

·         Berpengaruh negatif, apabila dilakukan secara tidak objektif, sehingga mengakibatkan hal-hal berikut:

-          Pertentangan antarsesama karyawan

-          Pertentangan antara atasan dan bawahan

-          Sikap saling curiga antar karyawan dan antara atasan dan bawahan sehingga suasana kerja tidak harmonis lagi

-          Rendahnya semangat kerja, disiplin, dan loyalitas karyawan

Terdapat karyawan yang ambisius dalam mengejar jabatan, sehingga karyawan tersebut menghalalkan segala cara

2)      Demosi

Adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah dalam suatu organisasi, sehingga wewenang, tanggung jawab, pendapatan, dan statusnya pun tidak lebih rendah. Hal ini terjadi karena karyawan tidak mampu melaksanakan pekerjaan

Penurunan terjadi karena beberapa hal, antara lain:

a.       Karyawan melakukan tindakan yang merugikan perusahaan, sehingga perlu diberikan hukuman

b.      Membangkang, contoh: menolak jabatan baru, ingin tetap di jabatan lama. Terjadi karena jabatan baru tidak cocok(misal: secara fisik tidak sanggup, beban tanggung jawab terlalu besar, atau gaji tidak sesuai)

c.       Perusahaan tengah mengalami krisi keuangan sehingga perusahaan melakukan reorganisasi atau perampingan karyawan, untuk penghematan, beberapa karyawan diberi jabatan lebih rendah

d.      Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja, dimana supply (penawaran) melebihi demand (permintaan)

e.      Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan pekerjaannya.

3.       Macam-macam mutasi

a.       Ditinjau dari tempat kerja karyawan

1)      Mutasi antarurusan

2)      Mutasi antarseksi

3)      Mutasi antarbagian

4)      Mutasi antarbiro

5)      Mutasi antarinstansi

b.      Ditinjau dari tujuan dan maksud mutasi

1)      Production transfer, yaitu mutasi pada jabatan yang sama, karena produksi di tempat yang lama menurun

2)      Replacement transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang sudah lama dipegang ke jabatan yang sama di bagian lain, untuk menggantikan karyawan yang belum lama bekerja atau karyawan yang diberhentikan

3)      Versatility transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang satu ke jabatan lain untuk menambah pengetahuan karyawan yang bersangkutan

4)      Shift transfer, yaitu mutasi dalam jabatan yang sama. Misalnya, shift A (malam) pindah ke shift B (pagi)

5)      Remedial transfer, yaitu mutasi karyawan ke bagian mana saja untuk memupuk dan memperbaiki kerja sama antarkaryawan

c.       Ditinjau dari masa kerja karyawan

1)      Temporary transfer, yaitu mutasi yang bersifat sementara untuk mengganti karyawan yang cuti atau berhalangan

2)      Permanent transfer, yaitu mutasi yang bersifat tetap

I.        Pemberhentian Personil Kantor

1.       Penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja

a.       Pemberhentian atas kehendak perusahaan

Karena karyawan tersebut melakukan kesalahan fatal (misal: korupsi/tindak pidana penipuan)

b.      Dalam rangka melaksanakan perampingan/pengurangan karyawan (karena perusahaan mengalami kerugian terus menerus)

c.       Karena permintaan sendiri/inisiatif sendiri

d.      Karena sudah mencapai usia pensiun

e.      Karena sakit, sehingga tidak dapat melaksanakan tugas lagi

f.        Tidak cakap jasmani dan rohani

g.       Melakukan pelanggaran peraturan disiplin karyawan

h.      Meninggal dunia

i.         Terkena wajib militer

j.        Tersangkut partai terlarang

Tingkatan pemberhentian dari pihak perusahaan ada dua macam:

1.  pemberhentian dengan hormat (misal:pensiun)

2.  pemberhentian dengan tidak hormat (misal: karena kesalahan fatal)

2.       Hak dan kewajiban personil kantor yang diberhentikan

Pemberhentian karyawan swasta dikenal istilah PHK, pemberhentian karyawan negeri, dikenal istilah pensiun, akan menimbulkan hak bagi karyawandan kewajiban bagi perusahaan/instansi.

Diatur dalam Peraturan Menteri Tenaga Kerja No. PRE-04/MEN/1986, yaitu:

a.       Uang pesangon

1)      Masa kerja kurang dari 1 tahun: 1 bulan upah bruto/kotor

2)      1 tahun atau lebih tetapi kurang dari 2 tahun: 2 bulan upah bruto

3)      2 tahun atau lebih tetapi kurang dari 3 tahun: 3 bulan upah bruto

4)      3 tahun atau lebih tetapi kurang dari 4 tahun: 4 bulan upah bruto

5)      4 tahun atau lebih: 5 bulan upah bruto

Untuk pensiun pegawai negeri ditetapkan sebagai berikut

1)      Apabila yang bersangkutan masih hidup, pembayarannya sebesar 75% dari gaji pokok

2)      Untuk istri atau suami yang ditinggal sebesar 40% x 75% dari gaji pokok

3)      Untuk anak yang ditinggal, sebesar 255 x 75% dari gaji pokok

b.      Uang jasa

1)      Masa kerja 5 tahun atau lebih tetapi kurang dari 10 tahun adalah 2 bulan upah bruto

2)      Masa kerja 10 tahun atau lebih tetapi kurang dari 15 tahun adalah 3 bulan upah bruto

3)      Masa kerja 15 tahun atau lebih tetapi kurang dari 20 tahun adalah 4 bulan upah bruto

4)      Masa kerja 20 tahun atau lebih tetapi kurang dari 25 tahun adalah 5 bulan upah bruto

5)      Masa kerja 25 tahun atau lebih adalah 6 bulan upah bruto

c.       Uang ganti rugi

1)      Menurut pasal 10 ayat 4 UU No. 24 tahun 1969, ketentuan pemberian uang ganti rugi adalah “kepada tenaga kerja yang mendapat kecelakaan dan atau menderita penyakit akibat pekerjaan, berhak atas ganti rugi perawatan dan rehabilitasi”.

Dalam hal ini seorang tenaga kerja meninggal dunia akibat kecelakaan atau penyakit akibat pekerjaan, ahli warisna berhak menerima ganti rugi dan besar kecilnya ganti kerugian diatur oleh undang-undang

2)      Menurut UU kecelakaan tahun 1951:

a)      Sementara tidak mampu bekerja, uang tunjangan besarnya sama degan upa tiap ari, terhitung mulai pada hari buruh tidak menerima upah lagi, baik penuh maupun sebagian dibayar paling lambat 120 hari. Jikalau lewat 120 hari buruh itu belum mampu bekerja, maka uang tersebut menjadi 50% dari upah sehari untuk tiap-tiap hari dan dibayar selama buruh tidak mampu bekerja

b)      Tidak mampu bekerja selama-lamanya, sebagian uang tunjangan, karena itu ditetapkan sekian % dari upah sehari untuk tiap-tiap hari

 blog kelas xii ap