2.
Tujuan kantor
Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman
3.
Fungsi kantor
a.
Menerima informasi
b.
Merekam informasi
c.
Mengatur informasi
d.
Memberi informasi
e.
Melindungi aset/harta
B. Pengertian Administrasi Perkantoran
1. William Spriegel dan Ernest Davies
Dalam buku “Principles of Business Organization and Operation”,
manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan
seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan
2.
George R. Terry
Dalam buku”Office Management and Control”, manajemen kantor adalah
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor
dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan
3.
Arthur Granger
Dalam buku “National Office Management Association Report”, manajemen
kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan
perekaman dari suatu organisasi.
4.
William Leffingwell dan Edwin
Robinson
Dalam buku”Textbook of Office Management, manajemen kantor sebagai
suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan
dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimana pun
pekerjaan itu dilakukan.
5.
W. H Evans
Dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi perkantoran
sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap
operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori
organisasi
6. Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang
bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan
penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan
keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan
organisasi
C. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
1. Kegiatan Kantor
a.
Perencanaan perkantoran (office
planning)
1)
Perencanaan gedung
2)
Tata ruang kantor
3)
Penerangan/cahaya
4)
Ventilasi
5)
Perlengkapan peralatan dan perabotan
kantor
6)
Metode-metode dan standarisasi
pekerjaan kantor
7)
Anggaran (budgeting) perkantoran
8)
Standar kualitas kerja
9)
Sistem informasi dan
telekomunikasi
b.
Pengorganisasian perkantoran
(office organizing)
1)
Pembagian tugas dan pekerjaan agar
lebih efisien dalam organisasi/perusahaan
2)
Pemeliharaan hubungan kerja yang
baik dengan atasan ataupun bawahan
3)
Penyediaan peralatan/perlengkapan
yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam
melakukan pekerjaan
c.
Pengarahan perkantoran (office actuating)
1)
Penggunaan teknik yang efektif
dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan
2)
Penggunaan teknik yang efektif
dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
3)
Pemberian bantuan kepada karyawan
dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
4)
Penyatuan visi, misi karyawan dan
organisasi
5)
Perancangan cara komunikasi yang
efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat
berjalan lancar
6)
Penggunaan tolak ukur yang adil
dalam memberikan gaji kepada karyawan
d.
Pengawasan perkantoran (office
controlling)
1)
Penggunaan peralatan dan perabot
kantor
2)
Metode-metode dan standarisasi
pekerjaan kantor
3)
Kualitas pekerjaan kantor
4)
Pelayanan kantor
5)
Waktu
6)
Biaya perkantoran
2.
Sarana dan Fasilitas Kerja
Perkantoran
a.
Lokasi kantor
Faktor yang perlu
diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:
1)
Faktor keamanan
2)
Faktor lingkungan
3)
Faktor harga
b.
Gedung
Faktor yang perlu
diperhatikan:
1)
Menjamin keamanan dan kesehatan
karyawan
2)
Memiliki fasilitas yang memadai
3)
Harga gedung yang kompetitif (seimbang
dengan biaya dan keuntungan)
c.
Peralatan
1)
Perabotan kantor (office
furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll
2)
Perbekalan kantor (office
supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai
lainnya
d.
Interior
Adalah tatanan perabot/perangkat
kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan,
ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor
e.
Mesin-mesin kantor
Disesuaikan dengan
prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor
MODUL 2
MENDESKRIPSIKAN FUNGSI
PEKERJAAN KANTOR
A. Pengertian Organisasi
1. Asal kata dari bahasa yunani, “Organon”. Dalam bahasa latin
“Organum”artinya alat, bagian, anggota atau badan
2.
KBBI = Adalah kesatuan (susunan)
yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan
tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai
tujuan bersama.
3.
James D. Mooney (Dalam buku The
Principles of Organization) adalah
setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.
4.
Chester I. Barnard (Buku The
Functions of The Executive) adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja sama
yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
5.
J. Willian Schulze, adalah suatu
penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja
dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang
teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.
6.
Kamus administrasi, adalah suatu
usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Kesimpulan dari definisi, ciri-ciri organisasi sebagai berikut:
1.
Terdapat sekelompok orang (dua
atau lebih)
2.
Ada kerja sama
3.
Ada tujuan bersama
B. Prinsip-Prinsip Organisasi
1. Prinsip perumusan tujuan
2.
Pembagian kerja
3.
Pendelegasian kekuasaan/wewenang
4.
Tingkat pengawasan
5.
Rentang manajemen
6.
Kesatuan perintah
7. Koordinasi
C. Bentuk-Bentuk Organisasi
Berdasarkan pola hubungan
kerja serta alur wewenang dan tanggung jawabnya dibagi menjadi 3 macam:
1.
Organisasi Garis/Lini
Ciri-ciri:
-
Organisasi dibagi ke dalam
unit-unit kerja yang bulat pada tingkat-tingkat jenjang yang diperlukan
-
Wewenang dari pucuk pimpinan
mengalir langsung kepada para pemimpin unit pada tata jenjang organisasi
-
Masing-masing unit memegang
wewenang dan tanggung jawab penuh
-
Semua karyawan menerima instruksi
dan petunjuk langsung dari pimpinan unit
-
Lalu lintas wewenang dan tanggung
jawab berjalan tegak lurus dan vertikal melalui saluran tunggal
Kelebihan:
-
Kesatuan perintah lebih terjamin,
karena pimpinan berada pada satu tangan
-
Proses pengambilan keputusan dapat
berjalan lebih cepat
-
Rasa kesetiakawanan antar karyawan
lebih tinggi karena lebih saling kenal
Kekurangan:
-
Seluruh organisasi sangat
bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu maka
akan terancam jatuh organisasi tersebut.
-
Pimpinan lebih cenderung otoriter
-
Karyawan lebih sulit berkembang
A. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor
a. Menghimpun
Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta
mengumpulkan berita dan menyusunnya.
b.
Mencatat
Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan
di berbagai media
c.
Menggandakan
Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph
d.
Mengirim
Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan
informasi
e.
Menyimpan
Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan
menyusun buku di perpustakaan
f.
Melakukan komunikasi
Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference
g.
Menghitung
Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana dan
prasarana
h.
Pekerjaan lainnya
Contoh:
pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor
Menurut George R. Terry, , persentase pekerjaan kantor untuk menunjang
tugas utama perusahaan adalah :
1.
Typing : 24,6%
2.
Calculating : 19,5%
3.
Checking : 12,3%
4.
Filling : 10,2%
5.
Telephoning : 8,8%
6.
Duplicating : 6,4%
7.
Mailing : 5,5%
8.
Other : 12,7%
Total : 100%
B. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor
1.
Bersifat pelayanan
2.
Terbuka dan luas
3.
Dilaksanakan oleh semua pihak
dalam organisasi
C. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor
1. Surat
Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau
informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.
Kegunaan surat:
-
Sebagai alat komunikasi secara
tertulis
-
Sebagai alat pengingat jika
sewaktu-waktu diperlukan
-
Sebagai alat bukti tertulis yang
sangat otentik
-
Dapat menjadi nilai historis
-
Sebagai duta organisasi
-
Sebagai dasar dalam pengambilan
keputusan pimpinan
Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat
-
Gunakan kertas yang baik, HVS
ukuran A4 untuk perusahaan swasta dan ukuran folio (F4) untuk pemerintahan
-
Surat dibuat lengkap dengan
bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk yang dipilih
-
Bahasa harus dibuat dengan baeik,
lugas, jelas, padat dan tidak bertele-tele
-
Gunakan bahasa indonesia yang baik
dan benar
2.
Laporan
Adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik
secara lisan maupun tertulis. Didalam laporan terdapat kegiatan pencatatan,
pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data.
1)
Fungsi laporan:
-
Sebagai bahan pertanggungjawaban
-
Alat menyampaikan informasi
-
Alat pengawasan
-
Bahan penilaian
-
Bahan pengambilan keputusan
2)
Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam membuat laporan:
-
Harus jelas dan cermat
-
Mengandung kebenaran dan
objektifitas
-
Lengkap
-
Tegas dan konsisten
-
Langsung mengenai sasaran
-
Disampaikan kepada orang dan
alamat tujuan yang tepat
-
Disertai dengan saran-saran
-
Tepat waktu
3)
Jenis-jenis laporan:
a.
Laporan berdasarkan waktu
-
Laporan berkala à laporan
yang dibuat secara periodik atau rutin dalam jangka waktu tertentu (laporan
harian, mingguan, bulanan, atau tahunan). Contoh : laporan kehadiran karyawan
setiap bulan.
-
Laporan insidental à laporan
yang dibuat apabila diperlukan
b.
Laporan berdasarkan bentuk
-
Laporan berbentuk surat à laporan
yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat, isinya antara satu sampai empat
halaman. Contoh: laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu sekolah
-
Laporan berbentuk naskah à laporan
disampaikan dalam bentuk naskah, baik naskah pendek maupun panjang. Contoh:
laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.
-
Laporan berbentuk memo à laporan
yang ditulis menggunakan memo. Umumnya isi laporan pendek, untuk keperluan
intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.
c.
Laporan berdasarkan penyampaian
-
Laporan lisan à laporan
yang disampaikan secara langsung
-
Laporan tertulis à contoh:
surat, naskah dan memo
-
Laporan visual à laporan
yang disampaikan melalui penglihatan. Contoh: disampaikan melalui media
presentasi (power point)
d.
Laporan berdasarkan sifat
-
Laporan biasa à laporan
yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga jika laporan terbaca
orang lain tidak menimbulkan dampak negatif
-
Laporan penting à laporan
yang isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja
yang boleh mengetahuinya.
e.
Laporan berdasarkan isinya
-
Laporan informatif à laporan
yang isinya hanya berisi informasi saja
-
Laporan rekomendasi à laporan
yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut
-
Laporan analisa à laporan
yang isinya berupa hasil analisa secara mendalam
-
Laporan kelayakan à laporan
yang isinya berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang
terbaik
-
Laporan pertanggungjawaban à laporan
yang berisi pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan yang
memberi tugas tersebut.
4)
Langkah-langkah membuat laporan
-
Menentukan masalah yang akan
dilaporkan
-
Mengumpulkan bahan, data dan fakta
-
Mengklasifikasi data
-
Mengevaluasi dan mengolah data
-
Membuat kerangka laporan
Kerangka laporan terdiri dari:
a.
Pendahuluan
-
Maksud dan tujuan penulisan
laporan
-
Masalah pokok yang dilaporkan
-
Sistematika laporan
b.
Batang tubuh
-
Data dan fakta pelaksanaan
kegiatan
-
Kesesuaian pelaksanaan dengan
perencanaan
-
Masalah yang terjadi
-
Pembahasan masalah
c.
Penutup
-
Kesimpulan, dan
-
Saran
3.
Formulir
Adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang
didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa
bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang tidak tetap
a.
Keuntungan membuat formulir
1)
Menghemat waktu, tenaga, dalam hal
penulisan serta menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas
2)
Memudahkan dalam penyimpanan dan
pencatatan
3)
Adanya keseragaman
4)
Mengurangi kegiatan foto kopi
b.
Fungsi formulir
1)
Mencari suatu keterangan
2)
Menghimpun data yang sama
3)
Menyampaikan informasi yang sama
4)
Sebagai bukti fisik
5)
Sebagai dasar petunjuk untuk
bekerja
c.
Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam membuat formulir
1)
Setiap formulir yang dibuat harus
mempunyai kegunaan yang jelas
2)
Perhatikan efektivitas dan
efisiensi formulir
3)
Ada standarisasi dalam pembuatan formulir
4)
Informasi dibuat secara tersusun
dengan rapi, logis dan praktis
5)
Dibuat secara sederhana
6)
Untuk bagian yang akan di isi
informasi, perlu disediakan ruang kosong yang cukup
7)
Harus ada judul nama formulir
8)
Menggunakan ukuran tertentu sesuai
kebutuhan
9)
Cantumkan nama organisasi untuk
formulir ke luar kantor
10)
Perancangan desain formulir harus
dilakukan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang
4.
Berbagai macam dokumen tertulis
Dokumen tertulis lain: tabel, peta, grafik, gambar, buku atau paper
Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau kegiatan
memberikan informasi secara langsung
5.
Arsip
Merupakan
data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi
yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu
cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan
lebih lama.
MODUL 4
MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN
A. Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Kantor
Pengertian sarana menurut
KBBI, adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai
maksud atau tujuan; alat
Prasarana adalah segala
sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha,
pembangunan, proyek)
1.
Peralatan/Perlengkapan Kantor
(Offiece Supplies)
Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk
membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan
yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat, dan lebih baik.
a.
Peralatan/perlengkapan dilihat
dari bentuknya
1)
Berbentuk lembaran
2)
Berbentuk non lembaran
3)
Berbentuk buku
b.
Peralatan/perlengkapan dilihat
dari penggunaannya
1)
Barang habis pakai
2)
Barang tidak habis pakai
2.
Mesin-Mesin Kantor (Office
Machine)
3.
Mesin Komunikasi Kantor
4.
Perabot Kantor (Office Furniture)
5.
Interior Kantor (Office
Arrangement)
6.
Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)
Definisi ruang kantor:
1.
Drs. The Liang Gie, dalam buku
administrasi perkantoran modern, adalah penyusunan alat-alat pada letak yang
tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para
karyawan
2.
Littlefield dan Peterson, dalam
buku Modern Office Management, tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai
penyusunan alat perlengkapan [ada luas ruang yang tersedia
a.
Tujuan tata ruang
1)
Memberikan kenyamanan kepada
karyawan
2)
Memanfaatkan ruangan kantor dengan
maksimal, sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna
3)
Memudahkan arus komunikasi dan
arus kerja
4)
Memudahkan dalam pengawasan
5)
Memudahkan dalam pemberian
pelayanan
6)
Memudahkan gerak karyawan dalam
bekerja
7)
Memberikan rasa aman dan
keleluasaan pribadi
8)
Menjauhkan dari kebisingan yang
terjadi
9)
Memberikan pencitraan yang baik
kepada pelanggan maupun tamu perusahaan
b.
Bentuk-bentuk tata ruang kantor
1)
Ruang kantor terbuka
Adalah ruangan dimana
semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa
dipisahkan oleh tembok ataupun penyekat dari kayu
a)
Keuntungan
-
Mudah merubah ruangan
-
Mudah dalam berkomunikasi
-
Mudah dalam pengawasan
-
Menghemat penggunaan
-
Memudahkan penempatan, penggunaan
dan perawatan peralatan kerja
-
Cahaya mudah masuk dan udara mudah
beredar, sehingga suasana lebih segar
b)
Kerugian
-
Sulit melakukan pekerjaan rahasia
-
Kebisingan akan membuat
konsentrasi kerja terganggu
-
Karyawan kurang leluasa dalam hal
menyangkut pribadi
2)
Ruang kantor tertutup
Ruangan dipisahkan oleh
tembok-tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu
a)
Keuntungan
-
Pekerjaan yang sifatnya rahasia
dapat terjaga
-
Pimpinan maupun karyawan dapat
bekerja lebih tenang, karena terhindar dari kebisingan
-
Karyawan lebih leluasa dalam
bekerja
b)
Kerugian
-
Pengawasan lebih sulit karena
terhalang oleh penyekat
-
Cahaya sulit masuk dan udara lebih
sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.
-
Perubahan tempat lebih sulit
dilakukan
3)
Ruang kantor semi tertutup
Ruangan yang disekat hanya
setinggi 1,5 meter.
a)
Keuntungan: menjaga privasi kerja
b)
Kerugian: perubahan tempat lebih
sulit dilakukan
c.
Pedoman pembuatan tata ruang
kantor
1)
Asas-asas tata ruang kantor
a)
Asas jarak terpendek
b)
Asas rangkaian kerja
c)
Asas penggunaan seluruh ruangan
d)
Asas integrasi kegiatan
e)
Asas perubahan susunan tempat
kerja
f)
Asas keamanan dan kepuasan
karyawan
2)
Prinsip-prinsip tata ruang kantor
a)
Bagian atau fungsi kerja yang
berhubungan ditempatkan berdekatan
b)
Pekerjaan dilakukan secara
berkesinambungan dalam garis lurus
c)
Alur kerja harus sederhana
d)
Perlengkapan kantor diletakan
dekat karyawan yang menggunakannya
e)
Sebaiknya meja dan kursi dalam
satu bagian mempunyai ukuran yang sama
f)
Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak
ada karyawan yang menghadap cahaya langsung
g)
Jika pekerjaannya banyak
berhubungan dengan masyarakat, sebaiknya ditempatkan di bagian terdepan
h)
Jika ada pekerjaan yang dapat
mendatangkan kebisingan, sebaiknya dijauhkan dari bagian-bagian yang lain dan
ditempatkan dekat jendela
3)
Faktor yang mempengaruhi tata
ruang kantor
a)
Sistem pencahayaan/penerangan
Ada empat jenis
pencahayaan:
·
Natural lighting= sinar matahari
·
Task lighting
·
Ambient lighting= lampu-lampu
langit-langit
·
Accent lighting=daerah-daerah
tertentu
Sistem pencahayaan/penerangan ada empat:
·
Penerangan direct
·
Penerangan semi direct
·
Penerangan indirect
·
Penerangan semi indirect
b)
Sistem warna
Menurut Darul Amin Jemmy,
warna-warna yang lembut akan cocok dengan suasana kerja, diantaranya: abu-abu
cerah, krem, warna gading (broken white), dan warna lainnya yang memiliki
tingkat pantul cahaya yang dianjurkan.
Macam-macam warna:
·
Warna primer: merah, biru, kuning
·
Warna sekunder: warna yang
dihasilkan dari campuran warna primer
·
Warna tersier: campuran dari warna
primer dan sekunder
Arti warna dan efek psikologis:
·
Merah:berani, sensual, merah
·
Kuning: kehangatan, bercahaya dan
cerah
·
Hijau: alami
·
Biru: harmonis, tenang, lapang
·
Putih: orisinal, ringan, polos,
tenteram, nyaman, terang
·
Merah muda: ceria, romantis
·
Oranye: bersahabat, hampir sama
dengan merah, dll
Pertimbangan dalam memilih warna ruang:
·
Ukuran ruang
·
Lokasi bangunan
·
Lokasi ruangan
·
Tipe ruang
·
Bentuk ruang
·
Tinggi ruang
Keuntungan penggunaan warna yang sesuai
·
Kantor lebih menarik dan
menyenangkan
·
Ruangan tidak terlalu silau akibat
cahaya yang berlebihan
·
Karyawan dapat bekerja lebih
semangat, tenang, dan gembira
·
Produktivitas kerja karyawan akan
meningkat
·
Karyawan merasa lebih lega dan
rasa tertekan dapat berkurang
·
Dapat meningkatkan citra yang baik
bagi perusahaan
c)
Sistem pengaturan udara ruangan
Prof. Sutarman, seorang
Guru Besar Fisiologi Fakultas Kedoktera UI menyatakan “beban panas yang
berlebihan dapat menurunkan prestasi kerja”. Suhu udara untuk kondisi bekerj
dengan nyaman adalah 25,60C.
Cara mengatasi udara yang
panas dan lembab, yaitu:
-
Ruangan kantor menggunakan AC yang
dapat mengatur suhu secara otomatis
-
Membuat ventilasi (lubang udara)
yang cukup
-
Memakai pakaian kerja yang sesuai
dengan kondisi ruang
Keuntungan pengaturan udara yang tepat dan baik:
-
Karyawan lebih nyaman dalam
bekerja
-
Semangat kerja karyawan dapat
meningkat
-
Kesehatan karyawan lebih
terpelihara
-
Produktivitas kerja lebih
meningkat
-
Kualitas kerja menjadi lebih baik
-
Memberi kesan yang baik kepada
tamu
d)
Sistem penataan suara
Suasana yang diperlukan
dalam bekerja adalah tenang terutama yang membutuhkan konsentrasi. Tapi jika
gaduh dapat menimbulkan produktivitas menurun.
Berikut hal yang
ditimbulkan akibat suara gaduh:
-
Konsentrasi karyawan terganggu
-
Semangat kerja karyawan menuru
-
Dapat terjadi gangguan
mental/saraf karyawan
-
Karyawan tambah lelah
-
Kesalahan kerja banyak terjadi
-
Produktivitas kerja rendah
Cara mengurangi tingkat kebisingan:
-
Ruangan diberi penyadap suara
-
Di bawah mesin tik diberi alas
karet. Sehingga suaranya dapat diredam
-
Pengadaan printer usahakan tidak
terlalu bersuara (laser)
-
Gerakan disiplin karyawan harus
mendapat perhatian
-
Tempat pesawat telepon usahakan di
tempat khusus
B. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor
Kegiatan pengelolaan sarana dan
prasarana kantor meliputi: pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, inventarisasi,
dan laporan sarana dan prasarana.
1.
Pengadaan
Adalah semua kegiatan penyediaan
sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang pelaksanaan tugas.
Hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor:
·
Gunakan prosedur pengelolaan
sarana dan prasarana
·
Tentukan jenis, kuantitas dan
kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan
·
Sediakan dan gunaka sarana dan
prasarana dalam kegiatan operasional
·
Penyimpanan dan pemeliharaan
sarana dan prasarana
·
Kumpulkan dan kelola data sarana
dan prasarana
·
Penghapusan sarana dan prasarana
sesuai dengan prosedur yang berlaku
Spesifikasi barang yang perlu direncanakan:
a. Barang habis pakai
Kegiatan perencanaan barang habis pakai:
1)
Menyusun daftar perlengkapan yang
sesuai dengan kebutuhan
2)
Menyusun perkiraan biaya yang
diperlukan untuk pengadaan barang
3)
Menyusun rencana pengadaan barang
b.
Barang tak habis pakai
1)
Menyusun dan menganalisa keperluan
perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan
yang masih ada
2)
Memperkirakan biaya perlengkapan
3)
Menetapkan skala prioritas menurut
dana yang tersedia
4)
Menyusun rencana pengadaan tahunan
c.
Barang tidak bergerak
1)
Tanah
Perencanaan tanah sebagai
berikut;
a)
Menyusun rencana pengadaan tanah
b)
Mengadakan survei untuk menentukan
lokasi tanah
c)
Mengadakan survei terhadap adanya
sarana jalan
d)
Mengadakan survei harga dilokasi
e)
Mengajukan rencana anggaran kepada
satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun pusat, dengan
melampirkan data yang disusun dari hasil survey
2)
Bangunan
Perencanaan bangunan
meliputi:
a)
Mengadakan survei tentang
keperluan bangunan
b)
Mengadakan perhitungan luas
bangunan
c)
Menyusun rencana anggaran biaya
d)
Menyusun tahapan rencana anggaran
yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis, serta
memperkirakan anggaran yang disediakan dengan memperhatikan skala prioritas
Langkah-langkah dalam pengadaan barang atau bahan kantor;
a.
Bagian yang membutuhkan barang
membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke bagian gudang
b.
Petugas gudang memeriksa
persediaan atau stok barang di gudang
c.
Surat diserahkan ke bendahara.
Kemudian, bendahara akan memeriksa kebutuhan barang/bahan kantor
d.
Selanjutnya meminta persetujuan
kepada pimpinan/kepala
e.
Sebelum barang diterima, barang
tersebut diperiksa atau diuji (kuantitas dan kualitasnya)
f.
Sesudah dicatat barang-barang
disimpa di gudang untuk didistribusikan ke unit yang membutuhkan
2.
Penyimpanan
Adalah kegiatan yang
dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan
barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang
diperoleh dari bantuan
a.
Tujuan penyimpanan barang/bahan
kantor:
1)
Agar barang tidak cepat rusak
2)
Agar tidak terjadi kehilangan
barang
3)
Agar tersusun rapi sehingga mudah
ditemukan apabila barang tersebut dicari
4)
Memudahkan dalam pengawasan
5)
Memudahkan dalam analisa
b.
Sebelum penyimpanan dilakukan
sebaiknya memperhatikan:
1)
Persediaan alat-alat pemeliharaan
yang diperlukan
2)
Pergudangan yang memenuhi
syarat-syarat yang ditentuka
3)
Sifat barang yang disimpan
4)
Sarana penyimpanan dan
pemeliharaan
5)
Prosedur dan tata kerja
6)
Biaya yang disediakan
7)
Tenaga yang diperlukan
8)
Jangka waktu penyimpanan
c.
Cara penyimpanan barang/bahan
kantor:
1)
Barang disimpan berdasarkan
klasifikasi (jenis, berat, merek dan satuan barang)
2)
Barang disimpan dalam keadaan
bersih
3)
Barang disimpan dalam ruangan yang
cukup ventilasi
4)
Barang disimpan ditempat yang
memadai
5)
Barang disimpan rapi dengan kode
yang telah ditentukan agar mudah dicari
6)
Barang disimpan harus terhindar
dari sengatan matahari atau siraman air
7)
Barang disimpan harus di ruangan
yang dapat dikunci
8)
Barang yang disimpan harus sudah
dihitung dan dicatat dalam buku persediaan
9)
Barang yang biasanya dikeluarkan
lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan sebaliknya barang yang
dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam
3.
Pemeliharaan
Adalah kegiatan terus
menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik
atau siap untuk dipakai
Tujuan pemeliharaan sarana
dan prasarana kantor;
·
Agar barang tidak mudah rusak
karena hama/suhu/cuaca
·
Agar barang tidak mudah hilang
·
Agar barang tidak kadaluarsa
·
Agar barang tidak mudah susut
·
Agar sarana dan prasarana selalu
dalam keadaan bersih
Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan
berbagai cara:
a. Pemeliharaan berdasarkan waktu
1)
Pemeliharaan sehari-hari
2)
Pemeliharaan berkala (menurut
jangka waktu tertentu, seminggu sekali, sebulan sekali, dll)
b.
Pemeliharaan berdasarkan jenis
barang
1)
Pemeliharaan barang bergerak:
kendaraan bermoto, mesin kantor dan alat elektronik
2)
Pemeliharaan barang tidak
bergerak: membersihkan debu-debu yang menempel pada alat, sebaiknya dilakukan
setiap hari
Contoh kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana:
·
Sediakan kamper (kapur barus)
untuk mencegah hama atau lakukan penyemprotan
·
Bersihkan sarana dan prasarana
agar bebas dari debu
·
Sediakan alat pemadam kebakaran
·
Jangan menyimpan bahan bakar
·
Pasang pengumuman dilarang merokok
·
Gunakan sarana dan prasarana
sesuai SOP (Standard Operating Procedure)
·
Pisahkan barang-barang yang rusak
dan tidak rusak
·
Perbaiki barang-barang yang rusak
·
Simpan barang-barang dengan baik
dan benar
·
Simpan kembali barang yang telah
digunakan pada tempat semula
·
Matikan listrik dan AC sebelum
pulang kera
·
Tutup rapat laci dan lemari agar
binatang kecil tidak mudah masuk
·
Tutup jendela ruangan sebelum
pulang kerja
4.
Inventarisasi
Tujuan inventarisasi
sarana dan prasarana;
·
Agar peralatan tidak mudah hilang
·
Adanya bukti secara tertulis
terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan
·
Memudahkan dalam pengecekan barang
·
Memudahkan dalam pengawasan
·
Memudahkan ketika mengadakan
kegiatan mutasi/penghapusan barang
Untuk memudahkan inventarisasi diperlukan buku-buku atau format
pencatatan
a. Buku induk inventaris
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang
sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor.
b.
Buku golongan barang inventaris
Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang
inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan
klasifikasi kode barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk
mencatat barang yang tidak habis pakai.
c.
Buku catatan barang noninventaris
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang noninventari
(barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor.
5.
Laporan sarana dan prasarana
Adalah suatu kegiatan yang
bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik
persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut
dalam periode waktu tertentu. Laporan ini biasanya dibuat dalam jangka waktu
tiga bulan, enam bulan atau satu tahun.
a.
Fungsi adanya laporan sarana dan
prasarana
1)
Sebagai bahan pertanggungjawaban
2)
Sebagai pengendali persediaan
3)
Memberikan informasi tentang
barang yang tersedia dan mutasi barang
4)
Sebagai dasar/bahan dalam
pengambilan keputusan pimpinan
b.
Dalam menyampaikan laporan secara
tertulis kepada pimpinan, sebaiknya dilampiri dengan beberapa bukti atau
catatan pendukung, diantaranya:
1)
Bukti penerimaan barang
2)
Bukti pembelian barang
3)
Bukti pengeluaran barang
4)
Kartu barang
5)
Kartu persediaan
6)
Daftar inventaris
7)
Daftar rekapitulasi barang
inventaris
c.
Teknik pembuatan laporan dapat
disusun sebagai berikut;
1)
Memeriksa barang
2)
Menghitung persediaan barang awal
tahun anggaran
3)
Menghitung penerimaan dan
pengadaan barang
4)
Menghitung pengeluaran barang
5)
Menghitung sisa persediaan
6)
Mencatat mutasi barang
7)
Melaporkan kepada atasan atau
pimpinan
MODUL 5
MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN
A. Pengertian Personil Kantor
Menurut KBBI, personil
kantor adalah pegawai; anak buah; awak. Tentunya kita sering mendengarnya
dengan istilah karyawan.
1.
Pegawai negeri: pegawai yang
bekerja pada instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah
2.
Pegawai swasta: pegawai yang
bekerja pada perusahaan swasta/di luar instansi pemerintah dan digaji oleh
perusahaan swasta tersebut
3. Pegawai tetap: pegawai yang sudah diangkat resmi memiliki status
pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah
maupun swasta
Jadi dapat disimpulkan bahwa personil kantor adalah orang-orang atau
karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu
organisasi/kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan
tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan.
B. Macam-Macam Personil Kantor
1.
Administrator atau petugas
pelaksana administrasi
Adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan
yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
2.
Manajer
Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang
lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan
prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
3.
Staf atau pembantu ahli
Adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam
bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan
pekerjaan-pekerjaan kantor
4.
Worker atau pegawai/pekerja
Adalah
para karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam melaksanakan
pekerjaan-pekerjaan kantor
C. Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor
Besar kecilnya tugas dan
tanggung jawab personil, tergantung jenis dan besarnya suatu organisasi/kantor.
Secara umum tugas dan tanggung jawab personil kantor sebagai berikut;
1.
Kepala kantor/pimpinan
kantor/direktur kantor, bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap
kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan
2.
Administrasi bertugas mengelola
urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua
warkat atau surat keluar dan masuk
3.
Bagian keuangan atau kasir,
bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan
kas masuk
4.
Sekretaris, bertanggung jawab
membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di
bagian lainnya, serta membuat surat keluar
5. Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau
orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor
D. Perangkat Kerja Personil Kantor
Umumnya perangkat kerja
yang dibutuhkan berupa meja/kursi kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat
tulis, kertas tulis, komputer, mesin tik, pesawat telepon, dan lain sebagainya.
Perangkat kerja yang
dibutuhkan dalam membantu proses tugas-tugas admistrasi adalah komputer.
Berikut beberapa kemudahan penggunaan komputer;
1.
Dengan microsoft word tidak perlu
lagi repot-repot berulang kali mengetik surat
2.
Aplikasi spreedsheet pada
microsoft exceel dapat memudahkan pengerjaan laporan keuangan
3.
Aplikasi data base
4.
Alat scanner
5.
Lokal area networking
6. Email
E. Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil Kantor
1. Analisis jabatan
Menurut KBBI, adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan,
perbuatan) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab musabab, duduk
perkara
Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai
hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description), spesifikasi
pekerjaan (job specification), dan evaluasi pekerjaa (job evaluation)
Analisis jabatan berguna untuk:
a.
Perekrutan dan seleksi karyawan
b.
Kompensasi gaji karyawan
c.
Evaluasi jabatan
d.
Penilaian prestasi kerja karyawan
e.
Pelatihan (training)
f.
Promosi dan pemindahan karyawan
g.
Organisasi
h.
Memperkaya pekerjaan
i.
Penyederhanaan pekerjaan
j.
Penempatan karyawan
2.
Rekrutmen
Menurut KBBI, rekrutmen adalah pengerahan, masalah tenaga kerja.
Rekrutmen adalah proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar
mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi,
baik instansi swasta maupun pemerintah.
a.
Penentuan dasar rekrutmen
Rekrutmen harus berpedoman
pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan unuk mengisi jabatan tersebut.
Spesifikasi harus diuraikan secara jelas agar pelamar mengetahui kualifikasi
apa saja yang dibutuhkan.
b.
Penentuan sumber-sumber rekrutmen
1)
Sumber internal
Adalah tenaga kerja atau
karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan
tersebut, dengan cara mutasi atau pemindahan karyawan yang memenui spesifikasi
ke suatu bagian tertentu yang kosong atau untuk mengisi tugas baru
Keunggulan sumber
internal:
a)
Meningkatkan kinerja dan
kedisiplinan karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi
b)
Loyalitas karyawan menjadi
besar/tinggi terhadap perusahaan
c)
Biaya rekrutmen dapat ditekan,
karena tidak perlu biaya untuk iklan
d)
Waktu perekrutan relatif singkat
Kelemahan sumber internal:
a)
Kurang membuka kesempatan untuk
angkatan kerja baru yang berada di luar perusahaan
b)
Kurang ada wibawa bagi karyawan
yang dimutasikan
2)
Sumber eksternal
Adalah tenaga kerja atau
karyawan yang akan mengisi mengisi kerja yang diambil dari luar perusahaan,
antara lain sebagai berikut:
a)
Pelamar datang sendiri
b)
Kantor dinas tenaga kerja
c)
Lembaga-lembaga pendidikan
d)
Pemuatan iklan/advertising
e)
Referensi seseorang/rekanan
karyawan
f)
Mengambil dari perusahaan lain
g)
Nepotisme
Keunggulan sumber eksternal
a)
Kewibawaan karyawan yang diterima
relatif baik
b)
Kemungkinan akan membawa sistem
kerja baru
Kelemahan sumber eksternal
a)
Kurang ada kesempatan bagi
karyawan untuk promosi
b)
Biaya rekrutmen relatif besar
karena ada biaya iklan dan biaya tahapan seleksi
c)
Waktu rekrutmen akan lama
d)
Loyalitas terhadap perusahaan
belum bisa diketahui
c.
Metode-metode rekrutmen
1)
Metode tertutup
Yaitu pelaksanaan
rekrutmen di kalangan terbatas, hanya untuk karyawan atau orang-orang tertentu
saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak, dengan demikian akan sulit
memperoleh karyawan yang baik
2)
Metode terbuka
Yaitu pelaksanaan
rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di media massa. Hal ini dilakukan untuk
mendapatkan banyak lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik
dan andal menjadi lebih besar
d.
Kendala-kendala rekrutmen
1)
Kebijakan perusahaan. Biasanya
menyangkut gaji
2)
Persyaratan jabatan. Semakin
banyak persyaratan yang dipenuhi semakin sedikit minat.
3)
Soliditas perusahaan. Besar
kecilnya perusahaan dan soliditasnya
4)
Metode pelaksanaan rekrutmen.
Sistem terbuka dan tertutup mempengaruhi minat pelamar
5)
Kondisi pasar tenaga kerja. Tinggi
rendahnya tingkat penawaran tenaga kerja
6)
Kondisi lingkungan eksternal.
Kondisi perekonomian dan banyak pesaing
3.
Seleksi
Menurut KBBI, seleksi adalah pemilihan (untuk mendapatkan yang
terbaik); metode prosedur yang dipakai oleh bagian personalia ketika memilih
orang untuk mengisi lowongan pekerjaan
Dalam melakukan seleksi harus memperhatikan hal-hal berikut:
·
Seleksi harus efisien dan efektif
·
Harus memperhatikan
peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku
·
Petugas seleksi harus cerdas dan
jujur
·
Pengertian “orang yang tepat pada
tempat yang tepat” harus diperhatikan dan diartikan secara dinami.
Langkah-langkah seleksi personil
kantor
1)
Seleksi administratif
Biasanya dilihat dari
kebenaran informasi surat lamaran
2)
Penarikan tenaga kerja
3)
Klasifikasi jabatan
4)
Tes dan wawancara
a)
Tes
Tujuan diadakan tes à untuk
mengetahui tingkat kepandaian, kecakapan dan kepribadian pelamar/calon karyawan
Tes terdiri dari sebagai
berikut:
·
Tes individuàtes
kemampuan yang dilakukan secara perorangan, biasa dilakukan dengan praktik
·
Tes kelompokàtes
kemampuan yang dilakukan secara bersama, biasa dilakukan dengan praktek atau
tertulis
·
Tes intelegensiàtes untuk
mengetahui tingkat kecerdasan
·
Tes minatàtes untuk
mengetahui minat pelamar
·
Tes kepribadianàuntuk
mengetahui kepribadian pelamar
·
Tes bakatàuntuk
mengukur bakat pelamar
·
Tes kesehatanàtes untuk
mengetahui kesehatan pelamar
b)
Wawancara
Tujuan wawancara:
·
Memastikan bahwa pelamar
benar-benar berminat untuk bekerja
·
Memastikan kebenaran data tertulis
pelamar
·
Memastikan pelamar yang dipilih
adalah orang yang tepat
·
Memberikan informasi kepada
pelamar tentang perusahaan
·
Ajang promosi bagi perusahaan
Umumnya ada dua jenis wawancara
·
Wawancara subjektif
Dalam wawancara ini
terkadang masih terjadi unsur subjektivitas. Walau bagaimanapun pewawancara
juga manusia biasa, kadang pewawancara cenderung melihat hal-hal negatif pada
diri pelamar, ada rasa suka tidak suka, sehingga wawancara tidak berjalan
secara objektif.
·
Wawancara objektif
Agar wawancara berlangsung
secara objektif, harus memperhatikan hal-hal berikut:
-
Pewawancara bersikap netral, tidak
berpihak pada salah satu pelamar, tidak membedakan suku bangsa dan agama
pelamar.
-
Pewawancara adalah seorang ahli
dan mempunyai pengetahuan umum yang baik serta pengetahuan yang luas tentang
perusahaan.
-
Pewawancara sebaiknya menyimak
dengan baik setiap jawaban pelamar dan tidak bersikap acuh tak acuh
-
Pewawancara sebaiknya mencatat
semua hasil wawancara secara singkat, jelas dan sistematis.
-
Tempat wawancara sebaiknya di
ruang tertutup dan diusahakan menciptakan suasana bersahabat, sehingga
diharapkan pelamar bisa bebas mengemukakan pendapatnya.
5)
Penempatan personil kantor
Apabila proses seleksi
telah selesai, pelamar yang diterima ditempatkan di suatu bagian tertentu.
Penempatan tidak hanya
berlaku bagi karyawan baru tetapi berlaku pula bagi karyawan lama yang
mengalami mutasi.
c.
Tujuan seleksi
Untuk memperoleh karyawan
yang:
1)
Qualified dan profesional
2)
Jujur dan disiplin
3)
Inovatif dan bertanggung jawab
4)
Cakap dengan penempatan yang tepat
5)
Kreatif dan dinamis
6)
Berdedikasi tinggi
7)
Memenuhi syarat Undang-undang
perburuhan
8)
Dapat bekerja sama
9)
Dapat bekerja mandiri
10)
Mudah berkembang
11)
Mempunyai budaya dan perilaku malu
d.
Cara-cara seleksi
1)
Nonilmiah
Yaitu seleksi yang
dilakukan tidak berdasarkan kepada standar-standar kriteria atau spesifikasi
kebutuhan akan pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan
atau berdasarkan pengalaman saja.
Unsur-unsur yang
diseleksi:
a)
Surat lamaran bermaterai atau
tidak
b)
Ijazah terakhir sekolah formal dan
ijazah dari kursus-kursus
c)
Surat keterangan pengalaman
pekerjaan
d)
Surat referensi dari seseorang
atau instansi sebagai bahan pertimbangan
e)
Wawancara tatap muka/langsung
f)
Penampilan secara fisik si pelamar
(appearance)
g)
Garis keturunan si pelamar
h)
Bentuk tulisan si pelamar
2)
Ilmiah
Yaitu seleksi yang
didasarkan kepada job specification akan kebutuhan pekerjaan dan jabatan yang
harus segera diisi berdasarkan kriteria-kriteria tertentu.
Unsur-unsur seleksi
ilmiah:
a)
Berorientasi kepada kebutuhan
nyata karyawan baru
b)
Berorientasi kepada prestasi kerja
c)
Berpedoman pada metode kerja yang
jelas dan sistematis
d)
Berdasarkan pada job analysis dan
ilmu sosial lainnya
e)
Berpedoman pada undang-undang
perburuhan
e.
Kualifikasi seleksi
Kualifikasi dasar seleksi
biasanya meliputi:
1)
Umur
2)
Keahlian
3)
Pendidikan
4)
Kesehatan fisik
5)
Jenis kelamin
6)
Bakat
7)
Tampang/wajah
8)
Karakter
9)
Pengalaman kerja
10)
Kejujuran
11)
Kerja sama
12)
Kedisiplinan
13)
Inisiatif dan kreatif
f.
Tingkatan seleksi
Ada 3, yaitu:
1)
Seleksi tingkat pertama: mencakup
semua tahapan seleksi sejak pembuatan surat lamaran sampai pelamar dinyatakan
diterima
2)
Seleksi tingkat kedua: dilakukan
pada karyawan dengan status masa percobaan, lama masa percobaan sekitar 3
bulan, 6 bulan atau 1 tahun
3)
Seleksi tingkat ketiga: dengan
mengikuti tahapan pra jabatan, kemudian mereka akan dipromosikan menjadi
karyawan tetap.
Secara umum langkah-langkah pengadaan personil kantor:
1)
Menetapkan perencanaan kepegawaian
2)
Menentukan penarikan karyawan dari
sumber-suber tenaga kerja, baik intern maupun ekstern
3)
Membuat iklan lowongan kerja
4)
Menerima surat lamaran dari calon
tenaga kerja
5)
Mengadakan seleksi atau
penyaringan administratif
6)
Menentukan diterima atau tidaknya
lamaran kerja yang masuk
7)
Menyiapkan segala perangkat
seleksi ( seperti soal-soal, pedoman penilaian maupun standar kelulusan)
8)
Melakukan pemanggilan bagi calon
karyawan yang memenuhi syarat untuk mengikuti tes/ujian
9)
Mengadakan seleksi karyawan,
berupa tes lisan, tertulis, intelegensi, psikotes dan tes kesehatan jasmani.
10)
Memeriksa hasil tes dan menentukan
rangking serta jumlah calon yang lulus.
11)
Memanggil calon karyawan yang
lulus untuk mengikuti masa percobaan.
12)
Mengangangkat karyawan dengan
surat keputusan, dalam status masa percobaan.
13)
Calon karyawan mengikuti orientasi
masa percobaan
14)
Melakukan penilaian selama calon
karyawan mengikuti masa orientasi
15)
Menentukan lulus tidaknya masa
orientasi
16)
Membuat surat keputusan
pengangkatan karyawan berstatus karyawan tetap
17)
Menempatkan karyawan pada jenjang
jabatan tertentu dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai karyawan
tetap
18)
Melakukan pembinaan dan
pemeliharaan terhadap karyawan, agar para karyawan berkembang dan dapat
bertahan bekerja
F. Syarat-syarat personil kantor
1.
Persyaratan pengetahuan
Biasanya diukur dengan tingkat pendidikan formal
2.
Persyaratan ketrampilan
Menurut The Liang Gie, dalam buku administrasi perkantoran modern,
seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja, apabila karyawan
administrasi tersebut telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas
pelayanan yang mencakup enam pola kegiatan:
a.
Menghimpun
b.
Mencatat
c.
Mengolah
d.
Menggandakan
e.
Mengirim
f.
menyimpan
3.
Persyaratan kepribadian
Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat seseorang.ciri-ciri yang
menyangku kepribadian:
·
Cara berbicara dan cara berjalan
·
Sikap badan pada saat duduk
·
Sikap luwes dan cara berbusana
yang serasi disesuaikan dengan waktu dan acaranya
·
Sifat bersih dan rapi
·
Sifat yang berkaitan dengan
menjaga kesehatan diri
·
Sifat yang berkaitan dengan
kemampuan dari ketrampilan dalam bekerja
·
Sifat agamis yang berkaitan dengan
segi kerohanian
Syarat kepribadian yang diperlukan seorang personil kantor:
a.
Loyalitas (kesetiaan terhadap
perusahaan) sehingga tercipta “sense of belonging” atau rasa memiliki dan
saling menjaga
b.
Tekun dan rajin
c.
Kesabaran
d.
Kerapian
e.
Dapat menyimpan rahasia
G. Pelatihan dan pengembangan Personil Kantor
1.
Pengertian pelatihan dan
pengembangan
a.
Menurut KBBI, pelatihan adalah
proses, cara, perbuatan melatih.
b.
Adalah suatu kegiatan dalam rangka
meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan personil karyawan kantor untuk
melaksanakan pekerjaan tertentu
c.
Adalah kegiatan yang dilaksanakan
oleh perusahaan/instansi pemerintah atau swasta yang bertujuan untuk
meningkatkan pengetahuan, keahlian, ketrampilan dan mental personil kantor.
d.
Menurut intruksi presiden no. 15
tahun 1974 pelatihan adalah bagian pendidikan yang menyangkut proses belajar
untuk memperoleh dan meningkatkan ketrampilan di luar sistem pendidikan yang
berlaku dalam waktu relatif singkat dengan metode yang lebih mengutamakan
praktik daripada teori.
Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bawah pelatihan adalah
kegiatan peningkatan kemampuan dan keterampilan teknis karyawan untuk
melaksanakan pekerjaan.
Menurut Wexley dan Yukl dalam buku Perilaku organisasi dan psikologi
personali, pengembangan adalah peningkatan kemampuan dalam pengambilan
keputusan dan memperluas hubungan manusia (human relation) bagi karyawan
tingkat menengah dan atas.
2.
Manfaat pelatihan
Untuk meningkatkan kualitas pengetahuan, bakat, dan ketrampila para
personil kanor baik yang lama maupun yang baru. Manfaat pelatihan lainnya:
a.
Dapat meningkatkan kinerja
personil/karyawan kantor
b.
Karyawan dapat berkembang dengan
lebih cepat
c.
Memperbaiki cara kerja karyawan,
sehingga dapat menyesuaikan dengan perkembangan organisasi
d.
Karyawan akan mampu bekerja dan
melaksanakan tugas dengan baik, efisien dan efektif
e.
Karyawan diberi kesempatan untuk
mengembangkan potensi diri
f.
Diharapkan mampu meningkatkan etos
kerja karyawan dan meningkatkan produktivitas
3.
Jenis dan tujuan pelatihan
a.
Supervisory training
Adalah pelatihan yang
bertujuan membantu perusahaan untuk membimbing para karyawan, dimana para
peserta pelatihan ditugaskan sebagai instruktur untuk melatih karyawan
b.
Administrative training
Adalah pelatihan yang
bertujuan memberikan pengetahuan tentang bagaimana mempraktikkan teknik-teknik
kerja yang berhubungan dengan pekerjaan kantor
c.
Office method training
Adalah pelatihan yang
bertujuan melatih karyawan tentang bagaimana cara-cara melakukan pekerjaan
rutin, khususnya bidang kesekretariatan
d.
Refreshing training
Adalah pelatihan yang
bertujuan melatih karyawan tentang pekerjaan yang sudah dimiliki oleh karyawan
sebelumnya
Tujuan
pelatihan:
1)
Meningkatkan pengetahuan dan
ketrampilan karyawan
2)
Mengembangkan keahlian karyawan
agar dapat bekerja secara efisien dan efektif
3)
Mengubah dan membentuk sikap
karyawan
4)
Mengembangkan semangat,
kesenangan, dan kemauan kerja karyawan
5)
Memudahkan pengawasan terhadap
karyawan
4.
Prinsip-prinsip pelatihan
a.
Prinsip perbedaan individu (setiap
individu memiliki kemampuan, tingkat pendidikan, minat dan pengalaman
b.
Prinsip pengembangan karyawan
5.
Komponen pelatihan dan
pengembangan
a.
Sasaran dan tujuan pelatihan dan
pengembangan harus disesuaikan dengan sasaran dan tujuan yang akan dicapai
b.
Materi pelatihan dan pengembangan
harus disesuaikan dengan kemampuan peserta pelatihan
c.
Metode pelatihan harus memenuhi
persyaratan yang telah ditentukan
d.
Para pelatih (trainers) harus
memiliki kualifikasi yang memenuhi syarat
6.
Prinsip-prinsip perencanaan
pelatihan dan pengembangan
Mc. Gehee (1979), merumuskan prinsip-prinsip pelatihan dan pengembangan
sebagai berikut:
a.
Materi harus diberikan secara
sistematis dan bertahap
b.
Tahapan-tahapan tersebut harus
disesuaikan dengan tujuan yang hendak dicapai.
c.
Trainers/ pelatih harus mampu
memotivasi dan menyebarkan respon yang berhubungan dengan serangkaian materi
pelajaran
d.
Adanya penguat untuk membangkitkan
respon positif dari peserta
e.
Menggunakan konsep shaping
(pembentukan) perilaku
7.
Tahapan-tahapan penyusunan
pelatihan dan pengembangan
a.
Menetapkan sasaran dan tujuan
pelatihan dan pengembangan
b.
Mengidentifikasi kebutuhan
pelatihan dan pengembangan
c.
Menetapkan metode pelatihan dan
pengembangan
d.
Menetapkan kriteria keberhasilan beserta
alat ukurnya
e.
Melakukan percobaan (try out) dan
melakukan revisi
f.
Mengevaluasi hasil pelatihan dan
pengembangan
8.
Tujuan pelatihan dan pengembangan
a.
Meningkatkan produktivitas dan
kualitas kerja
b.
Meningkatkan ketetapan sumber daya
manusia
c.
Meningkatkan sikap moral dan
semangat kerja
d.
Meningkatkan rangsangan agar
karyawan dapat berprestasi maksimal
e.
Meningkatkan penghayatan jiwa dan
ideologi
f.
Meningkatkan kesehatan dan
keselamatan kerja
g.
Meningkatkan perkembangan karyawan
h.
Menghindarkan keusangan
9.
Faktor-faktor yang harus
diperhatikan dalam pelatihan dan pengembangan
a.
Perbedaan masing-masing karyawan
b.
Hubungan dengan analisis jabatan
c.
Motivasi
d.
Partisipasi aktif
e.
Seleksi peserta pelatihan
f.
Metode pelatihan dan pengembangan
10.
Kebutuhan pelatihan dan
pengembangan
Ernest
J. Mc. Cormick dalam buku industri dan organisasi psikologi, kebutuhan terhadap
program pelatihan dan pengembangan adalah bawah organisasi/perusahaan perlu
melibatkan sumber daya (karyawannya) pada aktivitas pelatihan.
H. Mutasi Personil Kantor
1.
Pengertian mutasi
Menurut KBBI, mutasi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke
jabatan lain. Mutasi dapat dilakukan secara horizontal (rotasi kerja/transfer)
ataupun vertikal (promosi dan demosi)
Mutasi dilakukan karena:
a.
Atas keinginan perusahaan
Alasannya:
1)
Perusahaan tengah melakukan upaya
untuk menjamin kelangsungan pekerjaan karyawan tersebut dan ingin menunjukkan
bahwa karyawan tersebut dimutasi bukan karena hukuman
2)
Perusahaan ingin meyakinkan bawah
karyawan tidak diberhentikan
3)
Dilakukan untuk penyegaran suasana
kerja
b.
Atas keinginan sendiri
Alasan mutasi:
1)
Karyawan merasa sudah tidak sesuai
lagi dengan keinginan dan kondisi fisiknya
2)
Karyawan yang bersangkutan merasa
tidak bisa bekerja sama lagi dengan teman sekerjanya atau bahkan dengan
atasannya
2.
Cara mutasi
a.
Horizontal (rotasi kerja/mutasi
biasa)
Adalah pemindahan karyawan
dari satu posisi / jabatan / tempat / pekerjaan ke posisi / jabatan / tempat /
pekerjaan yang lain yang setara tanpa diikuti dengan kenaikan atau penurunan
jabatan.
Manfaat rotasi/mutasi biasa:
1)
Untuk memenuhi kekurangan karyawan
di bagian lain, sehingga tidak perlu mengambil tenaga kerja dari luar.
2)
Untuk memenuhi keinginan karyawan,
disesuaikan dengan minat, keahlian, dan bidang tugas dan kemampuannya
3)
Untuk mengatasi rasa jenuh dan
bosan karyawan terhadap pekerjaan, jabatan dan suasana tempat kerja
4)
Untuk memberikan motivasi kepada
karyawan dalam mengembangkan kemampuannya
b.
Vertikal (promosi dan demosi)
1)
Promosi
a)
Pengertian promosi
Adalah pemindahan karyawan
dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai dengan wewenang
dan tanggung jawa yang lebih besar.
Promosi dapat juga
diartikan sebagai:
·
Promosi adalah perubahan dalam
kekuasaan, derajat, dan pangkat
·
Promosi adalah perubahan jabatan
lama ke jabatan baru yang lebih tinggi tanggung jawab dan kekuasaannya
·
Promosi adalah kenaikan
pangkat/jabatan/ yang disertai dengan kekuasaan dan tanggung jawab yang lebih
besar daripada kekuasaan dan tanggung jawab sebelumnya
·
Promosi adalah kemajuan seorang
karyawan dalam melaksanakan tugas, sehingga diberi tugas dan tanggung jawab
yang lebih besar lagi dengan gaji yang lebih besar pula.
b)
Manfaat promosi
·
Untuk meningkatkan semangat dan
gairah kerja karyawan
·
Untuk menciptakan persaingan yang
sehat antar karyawan dalam melaksanakan tugas pekerjaan
·
Untuk membina jenjang karir
karyawan
·
Untuk mengembangkan kemampuan
karyawan
·
Untuk mengisi formasi jabatan
tertentu dengan memanfaatkan sumber daya manusia dari dalam/internal perusahaan
·
Sebagai jaminan bagi karyawan,
bahwa setiap karyawan akan diberi kesempatan untuk maju
c)
Syarat-syarat promosi
·
Ada formasi/lowongan jabatan,
biasanya karena ada karyawan yang mengundurkan diri, pindah, pensiun, atau
meninggal dunia
·
Karyawan yang bersangkutan sudah
memenuhi syarat yang telah ditetapkan dalam analisis jabatan
·
Karyawan tersebut telah lulus
seleksi
·
Karyawan mempunyai
kemampuan/kecakapan untuk mengisi posisi/jabatan tersebut
·
Promosi harus dilakukan
berdasarkan metode penilaian objektif
·
Kebijakan pelaksanaan program
promosi harus terbuka dan disampaikan kepada seluruh karyawan
d)
Evaluasi promosi
Evaluasi dilakukan dengan
membuat kuesioner (daftar pertanyaan) dan menjawabnya. Hal-hal yang perlu di
evaluasi:
·
Apakah promosi juga diikuti
kenaikan pangkat/jabatan?
·
Apakah promosi dibatasi hanya pada
bagian yang ada lowongan jabatan atau pada lowongan jabatan di semua bagian?
·
Bagian/bidang apa saja yang akan
menjadi persaingan?
·
Apakah promosi diperuntukkan bagi
karyawan di bagian tertentu ssaja, atau di bagian-bagian lain dalam suatu
perusahaan?
·
Apakah karyawan di luar perusahaan
diperkenankan ikut bersaing dalam promosi jabatan?
·
Bagaimana sistem penilaian untuk
menentukan kemampuan karyawan yang berhak mendapatkan promosi?
e)
Senioritas dalam promosi
Adalah kenaikan jabatan
atau promosi yang diberikan atas dasar masa kerja karyawan. Artinya dalam
pelaksanaan promosi, masa kerja atau lamanya karyawan bekerja lebih diutamakan
atau karyawan yang telah lama bekerja mendapat prioritas utama dalam memperoleh
promosi jabatan.
Sistem senioritas ini
bertujuan agar karyawan tidak pindah dan tetap bekerja pada suatu perusahaan
f)
Mempersiapkan calon yang akan
dipromosikan
Sebelum promosi jabatan,
sebaiknya pihak manajemen mempersiapkan terlebih dahulu dengan melakukan
pengaderan karyawan, karena melalui pengaderan:
·
Karyawan diberi kesempatan untuk mempersiapkan
diri dalam hal kemampuan, kecakapan maupun mental dengan sebaik-baiknya
·
Diharapkan dapat membentuk watak
dan sikap karyawan, sebelum karyawan tersebut menduduki jabatan yang baru
·
Dapat menciptakan loyalitas yang
tinggi, disiplin, dan semangat kerja bagi karyawan yang akan dipromosikan
·
Diharapkan karyawan yang
dipromosikan dapat meraih keberhasilan dalam melaksanakan tugasnya
g)
Pengaruh-pengaruh dalam
melaksanakan promosi
·
Berpengaruh positif, apabila
dilaksanakan secara objektif melalui persaingan yang sehat.
·
Berpengaruh negatif, apabila
dilakukan secara tidak objektif, sehingga mengakibatkan hal-hal berikut:
-
Pertentangan antarsesama karyawan
-
Pertentangan antara atasan dan
bawahan
-
Sikap saling curiga antar karyawan
dan antara atasan dan bawahan sehingga suasana kerja tidak harmonis lagi
-
Rendahnya semangat kerja,
disiplin, dan loyalitas karyawan
Terdapat karyawan yang ambisius dalam mengejar jabatan, sehingga
karyawan tersebut menghalalkan segala cara
2)
Demosi
Adalah pemindahan karyawan
dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah dalam suatu organisasi,
sehingga wewenang, tanggung jawab, pendapatan, dan statusnya pun tidak lebih
rendah. Hal ini terjadi karena karyawan tidak mampu melaksanakan pekerjaan
Penurunan terjadi karena
beberapa hal, antara lain:
a.
Karyawan melakukan tindakan yang
merugikan perusahaan, sehingga perlu diberikan hukuman
b.
Membangkang, contoh: menolak
jabatan baru, ingin tetap di jabatan lama. Terjadi karena jabatan baru tidak
cocok(misal: secara fisik tidak sanggup, beban tanggung jawab terlalu besar,
atau gaji tidak sesuai)
c.
Perusahaan tengah mengalami krisi
keuangan sehingga perusahaan melakukan reorganisasi atau perampingan karyawan,
untuk penghematan, beberapa karyawan diberi jabatan lebih rendah
d.
Pengaruh dari keadaan pasar tenaga
kerja, dimana supply (penawaran) melebihi demand (permintaan)
e.
Karyawan tidak mampu mengerjakan
tugas dan pekerjaannya.
3.
Macam-macam mutasi
a.
Ditinjau dari tempat kerja
karyawan
1)
Mutasi antarurusan
2)
Mutasi antarseksi
3)
Mutasi antarbagian
4)
Mutasi antarbiro
5)
Mutasi antarinstansi
b.
Ditinjau dari tujuan dan maksud
mutasi
1)
Production transfer, yaitu mutasi
pada jabatan yang sama, karena produksi di tempat yang lama menurun
2)
Replacement transfer, yaitu mutasi
dari jabatan yang sudah lama dipegang ke jabatan yang sama di bagian lain,
untuk menggantikan karyawan yang belum lama bekerja atau karyawan yang
diberhentikan
3)
Versatility transfer, yaitu mutasi
dari jabatan yang satu ke jabatan lain untuk menambah pengetahuan karyawan yang
bersangkutan
4)
Shift transfer, yaitu mutasi dalam
jabatan yang sama. Misalnya, shift A (malam) pindah ke shift B (pagi)
5)
Remedial transfer, yaitu mutasi
karyawan ke bagian mana saja untuk memupuk dan memperbaiki kerja sama
antarkaryawan
c.
Ditinjau dari masa kerja karyawan
1)
Temporary transfer, yaitu mutasi
yang bersifat sementara untuk mengganti karyawan yang cuti atau berhalangan
2)
Permanent transfer, yaitu mutasi
yang bersifat tetap
I. Pemberhentian Personil Kantor
1.
Penyebab terjadinya pemutusan
hubungan kerja
a.
Pemberhentian atas kehendak perusahaan
Karena karyawan tersebut
melakukan kesalahan fatal (misal: korupsi/tindak pidana penipuan)
b.
Dalam rangka melaksanakan
perampingan/pengurangan karyawan (karena perusahaan mengalami kerugian terus
menerus)
c.
Karena permintaan
sendiri/inisiatif sendiri
d.
Karena sudah mencapai usia pensiun
e.
Karena sakit, sehingga tidak dapat
melaksanakan tugas lagi
f.
Tidak cakap jasmani dan rohani
g.
Melakukan pelanggaran peraturan
disiplin karyawan
h.
Meninggal dunia
i.
Terkena wajib militer
j.
Tersangkut partai terlarang
Tingkatan pemberhentian dari pihak perusahaan ada dua macam:
1. pemberhentian dengan hormat
(misal:pensiun)
2. pemberhentian dengan tidak
hormat (misal: karena kesalahan fatal)
2.
Hak dan kewajiban personil kantor
yang diberhentikan
Pemberhentian karyawan swasta dikenal istilah PHK, pemberhentian
karyawan negeri, dikenal istilah pensiun, akan menimbulkan hak bagi karyawandan
kewajiban bagi perusahaan/instansi.
Diatur dalam Peraturan Menteri Tenaga Kerja No. PRE-04/MEN/1986, yaitu:
a.
Uang pesangon
1)
Masa kerja kurang dari 1 tahun: 1
bulan upah bruto/kotor
2)
1 tahun atau lebih tetapi kurang
dari 2 tahun: 2 bulan upah bruto
3)
2 tahun atau lebih tetapi kurang
dari 3 tahun: 3 bulan upah bruto
4)
3 tahun atau lebih tetapi kurang
dari 4 tahun: 4 bulan upah bruto
5)
4 tahun atau lebih: 5 bulan upah
bruto
Untuk pensiun pegawai negeri ditetapkan sebagai berikut
1)
Apabila yang bersangkutan masih
hidup, pembayarannya sebesar 75% dari gaji pokok
2)
Untuk istri atau suami yang
ditinggal sebesar 40% x 75% dari gaji pokok
3)
Untuk anak yang ditinggal, sebesar
255 x 75% dari gaji pokok
b.
Uang jasa
1)
Masa kerja 5 tahun atau lebih
tetapi kurang dari 10 tahun adalah 2 bulan upah bruto
2)
Masa kerja 10 tahun atau lebih
tetapi kurang dari 15 tahun adalah 3 bulan upah bruto
3)
Masa kerja 15 tahun atau lebih
tetapi kurang dari 20 tahun adalah 4 bulan upah bruto
4)
Masa kerja 20 tahun atau lebih
tetapi kurang dari 25 tahun adalah 5 bulan upah bruto
5)
Masa kerja 25 tahun atau lebih
adalah 6 bulan upah bruto
c.
Uang ganti rugi
1)
Menurut pasal 10 ayat 4 UU No. 24
tahun 1969, ketentuan pemberian uang ganti rugi adalah “kepada tenaga kerja
yang mendapat kecelakaan dan atau menderita penyakit akibat pekerjaan, berhak
atas ganti rugi perawatan dan rehabilitasi”.
Dalam hal ini seorang
tenaga kerja meninggal dunia akibat kecelakaan atau penyakit akibat pekerjaan,
ahli warisna berhak menerima ganti rugi dan besar kecilnya ganti kerugian
diatur oleh undang-undang
2)
Menurut UU kecelakaan tahun 1951:
a)
Sementara tidak mampu bekerja,
uang tunjangan besarnya sama degan upa tiap ari, terhitung mulai pada hari
buruh tidak menerima upah lagi, baik penuh maupun sebagian dibayar paling
lambat 120 hari. Jikalau lewat 120 hari buruh itu belum mampu bekerja, maka
uang tersebut menjadi 50% dari upah sehari untuk tiap-tiap hari dan dibayar
selama buruh tidak mampu bekerja
b)
Tidak mampu bekerja
selama-lamanya, sebagian uang tunjangan, karena itu ditetapkan sekian % dari
upah sehari untuk tiap-tiap hari
Tidak ada komentar:
Posting Komentar